Passwortverwaltung: Den Überblick über Kennwörter behalten

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Online unterwegs zu sein, bedeutet auch, sich bei diversen Portalen und Plattformen mit Benutzernamen und Passwort anzumelden. Sei es beim E-Mail-Konto, den Sozialen Medien oder beim Onlineshopping – ohne Passwort geht es nicht. Und bei all diesen Diensten sollte, wenn möglich, auch nicht immer das gleiche Kennwort verwendet werden. Doch wie sich die vielen verschiedenen Kombinationen merken?

Eine übersichtliche Passwortverwaltung kann das Leben da um einiges erleichtern. Über verschiedene Varianten sind Nutzer in der Lage, ihre Passwörter zu verwalten, was zudem auch den Überblick über bestehende und verwendet Kennwörter vereinfacht. Allerdings sollte die Sicherheit bei allen Versionen einer solchen Passwortverwaltung immer im Mittelpunkt stehen.

Wie Internutzer Passwörter sicher verwalten, welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Formen der Passwortverwaltung haben und was besonders zu beachten ist, betrachtet dieser Ratgeber näher.

Worum handelt es sich bei einer Passwortverwaltung?

Einige Menschen können sich die umfangreichsten Kombinationen aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen leicht merken und müssen ihre Passwörter nirgendwo aufschreiben oder hinterlegen. Allerdings bilden sie wohl eher die Ausnahme. Um sich an die Zugangsdaten zu den verschiedensten Onlinediensten erinnern zu können, speichern viele diese einfach in ihrem Browser oder der jeweiligen App.

Das macht diese aber auch anfällig dafür, gehackt und gestohlen zu werden. Da stellt sich dann oft die Frage, ob eine organisierte zentrale Passwortverwaltung sicherer ist und Anwender dennoch schnell auf ihre Onlinekonten zugreifen können.

In der Regel handelt es sich dabei um eine Form des Speicherns von Passwörtern, welches es ermöglicht, sich bei Webseiten, Portalen und Netzwerken anzumelden, ohne Gefahr zu laufen, bei zu häufigen Falscheingaben gesperrt zu werden.

Bei den modernen Versionen bedeutet dies, dass die gesamten Benutzerdaten verschlüsselt gespeichert werden. Um an diese Daten zu gelangen, ist in der Regel dann ein einziges sogenanntes General-, Haupt- oder auch Masterpasswort notwendig. Dieses eine Passwort können sich die meisten entweder merken oder durch eine Eselsbrücke in Erinnerung rufen.

Das heißt, nur derjenige, der das Masterpasswort besitzt, kann auf die hinterlegten Daten zugreifen. Einige Programme und Apps besitzen Funktionen, die sichere Passwörter generieren und dann auch verwalten können.

Verschiedene Arten Passwörter zu verwalten

Kennwörter zu verwalten, kann auf die verschiedensten Arten geschehen. Sowohl offline als auch online können Nutzer ihre Passwörter speichern und verwalten. Ob aufschreiben, digital hinterlegen oder sie Programmen anvertrauen, ist dabei ihnen selbst überlassen.

In der Regel wird heute eher die technische Variante, die auf Software oder Onlineplattformen zurückgreift und die Daten verschlüsselt, als Passwortverwaltung bezeichnet. Eine solche Verwaltung kann jedoch auch, wie zuvor erwähnt, mit Hilfe von Programmen, Apps oder Plattformen erfolgen.

Passwort durch Verwaltungsprogramm oder App sicher hinterlegen

Ein Passwort durch ein Verwaltungstool auf dem PC oder als App auf dem mobilen Gerät sicher zu verwalten, kann ein sinnvoller Gedanke sein. Besonders dann, wenn viele Passwörter vorhanden sind, die alle sicher sein sollen und dadurch auch schwer zu merken sind.

Ein Programm zur Passwortverwaltung hinterlegt die Daten verschlüsselt in einer Datenbank auf der Festplatte des Computers respektive auf dem Gerätespeicher, wenn eine App verwendet wird. Einige bieten zudem auch eine Ablage online in einer Cloud, sodass die Zugangsdaten doppelt gespeichert sind. Auch bei einer Passwortverwaltung durch eine App kann bei einigen Anbietern eine Synchronisierung mit einer Cloud eingerichtet werden.

Nach der Eingabe eines Masterpassworts gibt die Software die Daten frei, sodass diese von den jeweiligen Webseiten herangezogen werden können. Auch ist es möglich, die Daten nach Kategorien zu ordnen, was den Zugriff sowie den Überblick über die abgelegten Benutzerkonten zusätzlich erleichtert.

Passwortverwaltung online

Passwörter im Browser zu speichern, kann verlockend sein, da ein schneller Zugriff auf die Daten möglich ist und keine weiteren Programme oder Erweiterungen installiert werden müssen. Einige bieten sogar die Option, Zugangsdaten per Masterpasswort zu schützen und so einen Zugriff nur für den Inhaber dieses Passwortes zu erlauben. Allerdings besteht hier oft die Gefahr, dass die im Browser aufbewahrten Daten von anderen ausgelesen werden können.

Daher ist für viele diese Art der Passwortverwaltung ungeeignet. Besonders Unternehmen setzen bei sensiblen Daten dann doch auf professionelle Modelle, um ihre Passwörter off- bzw. online zu verwalten.

Die online verfügbaren Plattformen zur Passwortverwaltung nutzen in der Regel eine Erweiterung, die im Browser installiert wird und so die hinterlegten Daten abrufen kann.

Passwörter offline verwalten

Viele Nutzer kennen auch andere Formen als eine Art Passwortverwaltung. Ganz klassisch wird ein Buch oder Heft angelegt, in dem die Passwörter aufgeschrieben sind. Das gleiche Prinzip verfolgt auch das Anlegen von Dokumenten auf dem eigenen Rechner. Die Zugangsdaten müssen hierbei jedoch jedes Mal neu bei den entsprechenden Diensten eingegeben werden.

Diese Art der Kennwortverwaltung ist jedoch nicht zu empfehlen. Die Daten im Dokument können bei Angriffen leicht im Klartext ausgelesen werden. Auch ist es möglich, dass Dritte sich auf dem Rechner Zugang zum Dokument verschaffen und die Daten missbrauchen. Darüber hinaus können alle Informationen verloren, wenn das Dokument aus Versehen gelöscht wird, beschädigt ist oder das System abstürzt.

Ein Verwaltungsprogramm oder Passwort-Tresor bieten in der Regel die Chance, die Daten lokal auf dem Rechner oder einem Speichermedium sicher zu verschlüsseln. Auf die Passwörter kann auch dann zugegriffen werden, wenn der Rechner offline ist Nutzer aber Daten anpassen oder löschen möchten.

Warum ist die richtige Passwortverwaltung wichtig?

Bevor sich Anwender für eine Version der Passwortverwaltung entscheiden, sollten sie sich über die verschiedenen Programme, Apps und Portale genau informieren. Die Vor- und Nachteile jeder Version sollten dann den Ausschlag geben, welche für die Bedürfnisse und auch für das Sicherheitsgefühl des Nutzers die richtige ist.

Zudem bieten die Programme, wie erwähnt, oft auch die Funktion, sichere Passwörter zu generieren, was bei einem generellen Masterpasswort durchaus sinnvoll ist. Ein sicheres Passwort zu erstellen, welches Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält, ist in der Regel bei jedem Onlinedienst zu empfehlen. Diese lassen sich erfahrungsgemäß weniger häufig knacken. Sind diese dann auch sicher durch eine Passwortverwaltung hinterlegt, haben Nutzer eigentlich ihr Möglichstes getan, um einen Angriff auf ihre Daten zu unterbinden.

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Über den Autor

Jana O.

Nach ihrem Studium der Ger­manis­tik, Philosophie und Englischen Literatur­wissenschaften an der Uni Greifswald fand Jana ihren Weg in unser Team. Seit 2015 unterstützt sie die Redaktion von datenschutz.org und verfasst Ratgeber zu verschiedenen Themen wie z. B. Passwortschutz und Cookie-Richtlinien.