Das Wichtigste in Kürze: Aktenentsorgung
Die Preisspanne für eine professionelle Aktenentsorgung beginnt in der Regel bei 50 bis 60 Euro, je nach Anbieter. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass Sie mehrere Hundert oder sogar über 1000 Euro zahlen müssen, um Ihre Akten fachmännisch zu entsorgen. Welche Faktoren bei der Preisentwicklung eine Rolle spielen, erfahren Sie hier.
Die Aktenentsorgung durch einen Dienstleister hat den Vorteil, dass Sie sich unter Umständen einen hohen Zeit- und Personalaufwand ersparen. Zudem wird dabei sichergestellt, dass die gesetzlichen Bestimmungen zur Vernichtung sensibler oder geheimer Daten gemäß DIN 66399 eingehalten werden. Dies ist besonders wichtig, um den Datenschutz in Unternehmen zu gewährleisten.
Privatpersonen müssen bei Dokumenten keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht einhalten, allerdings ist es trotzdem ratsam, bestimmte Unterlagen mehrere Jahre aufzuheben. So sollten Sie Rechnungen für hochwertige Geräte beispielsweise erst entsorgen, wenn die Gewährleistungsfrist abgelaufen ist. Welche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wiederum Unternehmer einhalten müssen, hängt von der Art des Dokuments ab. Gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) betragen die Fristen in der Regel 6 oder 10 Jahre.
Die Entsorgung von Akten sollte gründlich erfolgen
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Auch wenn wir inzwischen viele Dokumente in digitaler Form gespeichert haben, stapeln sich bei den meisten Menschen immer noch Ordner voller Papier – und das sowohl in Privathaushalten als auch in Unternehmen. Wer in seinem Regal für Platz sorgen möchte, darf seine Unterlagen jedoch in der Regel nicht einfach so in die Papiertonne werfen. Denn zumindest wenn es sich um Geschäftsunterlagen oder Dokumente mit sensiblen Daten (z. B. Bankverbindungen, Versicherungsnummer) handelt, sollten diese ordnungsgemäß entsorgt werden. Andernfalls könnte ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorliegen
Eine gründliche Aktenentsorgung bedeutet üblicherweise, die Unterlagen zu schreddern. Dabei werden die Papiere in so kleine Teile zerschnitten, dass sie nicht mehr zu lesen sind. Wollen Sie auf diese Weise Akten entsorgen – ob privat oder als Unternehmer –, müssen Sie sicherstellen, dass bestimmte gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden. Am einfachsten geht das, wenn Sie Ihre Aktenentsorgung einem Fachmann anvertrauen.
Eine professionelle Aktenentsorgung lohnt sich
Natürlich können Sie einfach einen eigenen Schredder kaufen und Ihre Unterlagen selbst zerhäckseln. Doch spätestens, wenn Sie ein paar hundert Akten entsorgen wollen, könnte dies ein erheblicher Aufwand werden. Obendrein gibt es gesetzliche Vorgaben, wie groß die Überreste des Dokuments nach dem Schreddern höchstens sein dürfen.
Nur als Beispiel: Ein Papier, das besonders sensible Daten enthält, muss gemäß DIN 66399 so vernichtet werden, dass Sie am Ende entweder maximal 6 mm breite Streifen oder höchstens 480 mm² große Schnipsel haben. Letzteres entspricht beispielsweise einem Teilchen von 2 cm x 2,4 cm. Und Daten, die als geheim oder gar unter Hochsicherheit eingestuft werden, müssen noch feiner zerschreddert werden.
Eine professionelle Aktenentsorgung durch einen seriösen Anbieter garantiert, dass diese gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden und nimmt Ihnen obendrein einiges an Arbeit ab. Wenn Sie eine solche Dienstleistung in Anspruch nehmen, haben Sie in der Regel zwei Optionen: Die erste besteht darin, dass Ihnen ein Container zur Verfügung gestellt wird, den Sie mit Ihren Akten beladen können. Dieser wird dann vom Dienstleister abgeholt und Ihre Akten werden extern entsorgt. Bei der zweiten Option kommt der Anbieter samt seines Schredders zu Ihnen und vernichtet Ihre Akten direkt vor Ort.
Aktenentsorgung: Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab
Möchten Sie Ihre Aktenentsorgung einem Fachmann anvertrauen, sollten Sie zuerst die Preise der verschiedenen Anbieter vergleichen. Denn diese können zum Teil stark voneinander variieren, wobei die Untergrenze in der Regel bei 50 bis 60 Euro liegt.
Sie müssen sich aber darauf einstellen, unter Umständen wesentlich mehr zu zahlen, denn die Kosten für eine professionelle Aktenentsorgung kann von vielen verschiedenen Faktoren abhängen:
- Anfahrtskosten
- Logistischer Aufwand (Können die Container bzw. der Schredder einfach angeliefert werden?)
- Zeitlicher Aufwand
- Menge der zu vernichtenden Akten
- Wird Wert auf eine nachhaltige Aktenentsorgung gelegt, bei der das Papier anschließend recycelt wird?
Unter Berücksichtigung dieser Faktoren ist es nicht unüblich, dass eine professionelle Aktenentsorgung mehrere Hundert Euro kostet. Haben Sie sehr viele Unterlagen zu vernichten, können sogar Preise von mehr als 1000 Euro anfallen. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, um verschiedene Dienstleister zu vergleichen und so das günstigste Angebot zu finden.
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Bei uns auf Arbeit haben wir einen Entsorgungsdienst. Denn die richtige Aktenentsorgung ist einfach sehr wichtig! Der Entsorgungsdienst kommt einmal die Woche.