Das Wichtigste zum Aktenschreddern in Kürze
Möchten Sie sich selbst um das Schreddern von Akten kümmern, sollten Sie zum einen bedenken, dass Sie dabei die jeweiligen Sicherheitsstufen gemäß der Norm DIN 66399 einhalten müssen. Infos darüber finden Sie hier. Zum anderen können Sie vor allem bei sehr sensiblen Daten nicht jeden beliebigen Schredder benutzen, da handelsübliche Geräte häufig nur die Sicherheitsstufen P-1 und P-2 abdecken. Geht es z. B. um Dokumente der Stufen P-3 (Steuerunterlagen) oder P-5 (Patientenakten), müssten Sie sich daher einen relativ teuren Aktenschredder anschaffen.
Geht es um sehr viele Papiere oder um sehr sensible Dokumente, ist es nicht selten empfehlenswerter, einen Profi mit dem Aktenschreddern zu beauftragen. In diesem Fall haben Sie nicht nur Gewissheit, dass die rechtlichen Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden, sondern sparen zudem noch Zeit und Kosten.
Je nachdem, um welche Menge an Unterlagen es geht und für welches Preismodell Sie sich entscheiden, kann die professionelle Aktenvernichtung ungefähr zwischen 50 und 1.300 Euro kosten. Es ist daher ratsam, vor der Auftragserteilung eine genaue Preisauflistung einzuholen, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt.
Weshalb das Aktenschreddern teilweise unerlässlich ist
Inhaltsverzeichnis
Angebote zum Thema Aktenvernichtung
Sowohl in Unternehmen als auch in Privathaushalten sammeln sich mit der Zeit Unmengen an Unterlagen und Akten an. Wenn der Platz irgendwann knapp wird, sollten allerdings weder Privatpersonen noch Unternehmer die Papiere achtlos in den Papierkorb werfen. Letztere sind laut der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dazu verpflichtet, personenbezogene Daten, wie beispielsweise Personalakten, Lohnabrechnungen oder Vertragsdokumente, datenschutzkonform zu vernichten.
Doch auch in privaten Haushalten sollten vertrauliche Dokumente, wie z. B. Steuerunterlagen oder Kontoauszüge, nicht einfach in der blauen Tonne landen, da sie so leicht in falsche Hände geraten können. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Unterlagen selbst zu schreddern oder einen Profi mit dem Aktenschreddern zu beauftragen.
Akten durch den Schredder jagen in Eigenregie
Möchten Sie das Schreddern von Akten selbst übernehmen, sollten Sie im Vorfeld einige Aspekte beachten. Damit beim Aktenschreddern alles datenschutzgerecht vonstattengeht, sollten die Unterlagen zunächst einmal nach der Norm DIN 66399 vernichtet werden.
Diese sieht insgesamt sieben Sicherheitsstufen bei der Vernichtung von Akten vor, wobei das „P“ für Papier steht:
| Sicherheitsstufe | Maximale Streifenbreite | Maximale Partikelfläche | Beispiel |
|---|---|---|---|
| P-1 | 12 mm | 2.000 mm² | Private Unterlagen |
| P-2 | 6 mm | 800 mm² | Ausgedruckte E-Mails |
| P-3 | 2 mm | 320 mm² | Steuerunterlagen |
| P-4 | 6 mm | 160 mm² | Personalakten |
| P-5 | 2 mm | 30 mm² | Patientenakten |
| P-6 | 1 mm | 10 mm² | Baupläne |
| P-7 | 1mm | 5 mm² | Unterlagen des Militärs |
Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner werden die Papierunterlagen beim Aktenschreddern vernichtet und desto schwieriger ist es dementsprechend für Unbefugte, die Infos darauf wiederherzustellen. Daher sollten Sie bei sensiblen Daten auch eine besonders hohe Sicherheitsstufe wählen. Bei einem modernen Schredder für Akten lassen sich die gewünschten Stufen der Norm DIN 66399 häufig direkt am Gerät einstellen.
Außerdem sollten Sie bedenken, dass Sie nicht jeden beliebigen Aktenschredder zur Vernichtung von Unterlagen nutzen können. Geht es nur um vereinzelte Dokumente und diese entsprechen zudem der niedrigsten Sicherheitsstufe, reicht ein einfacher Schredder aus. Sobald es allerdings um sensiblere Daten, wie z. B. Lohnabrechnungen, Steuerunterlagen oder Patientenakten geht, muss die Stufe P-3 oder sogar P-5 erfüllt sein, die bei handelsüblichen Aktenschreddern normalerweise nicht vorhanden ist.
Dokumente schreddern lassen vom Profi
Je nachdem, wie viele und vor allem welche Unterlagen vernichtet werden müssen, kann dies nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern ebenfalls hohe Kosten mit sich bringen. Schließlich benötigen Sie gerade bei sensiblen Dokumenten einen relativ teuren Aktenschredder.
Bei einem Profi hingegen haben Sie nicht nur die Gewissheit, dass die rechtlichen Anforderungen beim Aktenschreddern eingehalten werden, sondern sparen zudem auch noch Zeit und Geld.
Lassen Sie einen Profi Ihre Papiere schreddern, stellt dieser im Regelfall einen speziellen Container zur Verfügung, in den Sie die zu vernichtenden Dokumente packen können, und kümmert sich anschließend um alles weitere. Sie müssen also weder Heft- noch Büroklammern entfernen. Darüber hinaus erhalten Sie von einem professionellen Aktenvernichter eine fundierte Beratung zu den jeweils einzuhaltenden Sicherheitsstufen, sodass Sie sich auch darum keine Gedanken mehr machen müssen.
Akten schreddern lassen: Welche Kosten sind möglich?
Welche Kosten auf Sie zukommen, wenn Sie einen Profi mit dem Aktenschreddern beauftragen, ist abhängig von mehreren Faktoren. Dazu zählen unter anderem
- die Anfahrt,
- die Bedingungen am Auftragsort,
- die Menge an Unterlagen,
- das gewählte Preismodell sowie
- die Vernichtung der Akten selbst.
Oft können Sie zwischen unterschiedlichen Preismodellen wählen, die sich vor allem in Bezug auf den Service unterscheiden. Normalerweise wird Ihnen der spezielle Container gebracht und anschließend nach etwa zehn Tagen wieder abgeholt, damit Sie genug Zeit haben, ihn zu füllen. Bei 30 Aktenordnern müssten Sie in diesem Modell mit etwa 68 Euro rechnen; zuzüglich Mehrwertsteuer. Die günstigere Variante wäre hier, dass Sie den Container direkt bepacken, während der Fahrer maximal eine Viertelstunde wartet.
Somit entfällt jedoch der zweite Termin für die Abholung. 90 Euro würden Sie ungefähr für das Schreddern von 54 Ordnern zahlen. Teilweise wird auch mobiles Aktenschreddern angeboten, wobei die Aktenvernichtung direkt vor Ort in einem speziellen Schredder-Fahrzeug stattfindet. Dieses Modell ist zwar praktisch, dafür aber auch teurer: Für 60 Ordner mit Akten zahlen Sie in etwa 320 Euro, bei 300 Ordnern wären es bereits ca. 1.230 Euro. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie daher unbedingt eine genaue Preisauflistung einholen.
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