Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung: Was ist zu beachten?

Arbeitszeiterfassung im Überblick – Datenschutz nach DSGVO & BDSG

Die Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern ist heutzutage ein zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags, der vielen Arbeitnehmern bereits begegnet sein dürfte.

Sie sorgt für Transparenz von Mitarbeiterseite und gibt Arbeitgebern die Möglichkeit, zu überprüfen, ob jeder sein Soll auch tatsächlich leistet. Allerdings gehen mit der digitalen Speicherung der Zeiterfassungsdaten auch datenschutzrechtliche Bedenken einher.

Wichtig: Grundsätzlich zählen die Arbeitszeiten nach Art. 4 Nr. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass sie entweder auf Personen Bezug nehmen, die bereits identifiziert sind, oder solche, die sich aufgrund dieser Informationen identifizieren lassen. Das macht Sie im Rahmen des Datenschutzes schützenswert.

Aber wie ist momentan die rechtliche Lage zum Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung? Im September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG) zur Zeiterfassung in Deutschland. Es kam dabei zu dem Entschluss, dass Arbeitgeber die Pflicht haben, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu festzustellen.

Hierbei gelten die folgenden Vorgaben:

• Die Dauer der täglich gearbeiteten Zeit (d. h. Beginn und Ende inklusive der Pausenzeiten) muss erfasst werden. 
• Gemäß eines Referentenentwurfs des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) aus dem Jahr 2023 ist die elektronische Erfassung zu bevorzugen – sie darf allerdings auch handschriftlich erfolgen.
• Wie lange die Daten aufbewahrt bzw. gespeichert werden dürfen, hängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses ab. Maximal sind aber 2 Jahre vorgesehen.

Wichtig: Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung? Damit der Datenschutz gewährleistet ist, sollen nur Arbeitnehmer und Arbeitgeber bzw. andere Vorgesetzte die Daten einsehen dürfen. Falls andere, andernfalls unberechtigte Dritte auch einen Zugriff darauf haben möchten, müssen die Mitarbeiter erst ihre Zustimmung geben. 

Wie sind Zeiterfassung & Datenschutz laut Arbeitsrecht vereinbar?

Damit der Datenschutz für die Arbeitszeiterfassung gemäß der DSGVO und des BDSG-neu sichergestellt ist, können Arbeitgeber die folgenden Maßnahmen ergreifen:

1. Keine zu sensiblen oder überflüssigen Daten erfassen: Setzen Arbeitgeber bspw. auf die biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdrücken oder Gesichtserkennung, sammeln sie damit Informationen, die zu den besonderen personenbezogenen Daten zählen. Gemäß § 26 Abs. 3 des BDSG-neu dürfen diese nur erhoben werden, wenn sie ausdrücklich im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Sie bedürfen außerdem der vorherigen Zustimmung des Arbeitnehmers (Art. 9 Abs. 1 der DSGVO) und setzen strengere Sicherheitsmechanismen voraus. Falls keine Notwendigkeit besteht, diese Daten zu erfassen, sollten Arbeitgeber eher davon absehen und sich auf das Nötigste beschränken.
2. Sichere, firmeninterne Datenspeicherung: Die zur Arbeitszeit erfassten Daten sollten nicht nur vor unbefugtem Zugriff gesichert (bspw. in passwortgeschützten Ordnern), sondern auch verschlüsselt abgespeichert werden. So bleibt das Risiko möglichst gering, dass Dritte an die Informationen gelangen können.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bei externer Datenverarbeitung: Gehört die Zeiterfassungssoftware nicht Ihrem Unternehmen, sondern einem externen Auftragsverarbeiter (z. B. einem Cloud-basierten Dienst), ist nach Art. 28 der DSGVO ein AVV notwendig. Dieser regelt, wie mit den personenbezogenen Daten der Mitarbeiter umzugehen ist.

Wichtig: Guter Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung setzt außerdem voraus, dass Sie als Arbeitnehmer stets über die Aufzeichnung von Arbeitszeitdaten informiert werden müssen, wenn Sie das einfordern. Das ist bspw. über eine Kopie der Daten möglich, die Ihr Arbeitgeber über Ihren Transponder oder Ihre firmeninterne Chipkarte automatisch sammelt. Handelt es sich um eine Datenerfassung per GPS, müssen Sie diese selbst ein- und ausschalten können, damit sie datenschutzkonform ist.

Quellen und weiterführende Links

• Art. 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Art. 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• § 26 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu)

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