Das Wichtigste zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten in Kürze
- In vielen Unternehmen muss laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ein Datenschutzbeauftragter benannt werden.
- Die Benennung kann intern, also innerhalb des Unternehmens, oder extern erfolgen. Bei letzterem Vorgehen wird ein Dienstleister beauftragt.
- Auch wenn die DSGVO keine schriftliche Bestellung des Datenschutzbeauftragten vorschreibt, ist eine solche aus Gründen der Nachweisbarkeit sinnvoll.
Benennung: Wann ein Datenschutzbeauftragter laut DSGVO vonnöten ist
Inhaltsverzeichnis
In Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, ist es unter bestimmten Bedingungen Pflicht, dass sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Die Ernennung betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist gemäß DSGVO für Unternehmen zum Beispiel dann zwingend, wenn sie hauptsächlich die sogenannten besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, d. h. sensible Daten z. B. über die Gesundheit des Betroffenen.
Im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) finden sich weitere Bestimmungen bezüglich der Benennung. Ein Datenschutzbeauftragter ist demnach zum Beispiel dann nötig, wenn im Betrieb mindestens zehn Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
Verschiedene Formen der Benennung betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Wenn für datenverarbeitende Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter zur Ernennung gefunden werden muss, haben sie die Wahl zwischen mehreren Varianten. So gibt es zum Beispiel die interne Benennung: Ein Datenschutzbeauftragter wird hierbei aus den eigenen Reihen, also aus den Beschäftigten des Betriebs rekrutiert. Dieser Mitarbeiter, der den Vorteil mitbringt, dass er die internen Abläufe bestens kennt, muss ggf. Schulungen durchlaufen, um nach seiner Bestellung auch im Datenschutz eine Expertise aufzubauen.
Die zweite Möglichkeit ist die externe Benennung. Ein Datenschutzbeauftragter wird hierbei nicht innerhalb des Unternehmens, sondern außerhalb gesucht. Ein externer Dienstleister, der bereits ein breites Fachwissen mitbringt, wird mit diesen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten betraut. Zusätzlich zur formalen Benennung braucht ein Datenschutzbeauftragter, der extern benannt wird, einen Dienstleistungsvertrag, in dem die Einzelheiten wie konkrete Aufgaben und Preise festgehalten werden.
Benennung betrieblicher Datenschutzbeauftragter gemäß DSGVO: Muster
Im Folgenden stellen wir Ihnen für die Ernennung betrieblicher Datenschutzbeauftragter eine Muster-Vorlage zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einem Mitarbeiter des Betriebs diese Aufgabe übertragen wollen oder es um die Benennung externer Datenschutzbeauftragter geht – das Formular lässt sich auf beide Fälle anwenden.
Allerdings ist zu beachten, dass eine solche Vorlage nicht einfach ungeprüft übernommen werden kann. Sie muss stets an den Einzelfall angepasst und ggf. ergänzt werden.
hiermit benennen wir Sie gemäß Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG mit Wirkung zum [Datum] zur/zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
Zu Ihren Aufgaben gehören gemäß Art. 39 DSGVO u.a. die Unterrichtung und Beratung in Sachen des Datenschutzes, die Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sowie die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.
In Ihrer Funktion als betriebliche/r Datenschutzbeauftragte/r sind Sie weisungsfrei.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Benennung betrieblicher Datenschutzbeauftragter (DSGVO): Muster zum Download
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