Das Wichtigste zum Datenschutz bei Bewerbungsunterlagen in Kürze
- Auch bei einer Bewerbung greift der Datenschutz, da die hierbei übermittelten Informationen zu den personenbezogenen Daten des Bewerbers gehören. Dazu zählen auch Notizen und Informationen, die aus einem Bewerbungsgespräch stammen.
- Die Nutzung, Verarbeitung und Speicherung von Bewerberdaten darf mithin stets nur zweckgebunden erfolgen und ist nur auf wenige Personen beschränkt, die mit dem Bewerbungsverfahren beauftragt sind.
- Ist der Zweck erfüllt – die Stelle abschließend besetzt – ist das Löschen von den Bewerberdaten für die Unternehmen verpflichtend, sofern der Bewerber einer darüber hinausgehenden Speicherung nicht ausdrücklich zugestimmt hat.
Greift der Datenschutz auch bei Bewerberdaten?
Inhaltsverzeichnis
In Lebensläufen und Bewerbungsmappen finden sich umfangreiche Informationen zu den Bewerbern. Ob nun Personendaten oder Zeugnisse: Grundsätzlich zählen all diese Informationen zu den personenbezogenen Daten. Der Schutz dieser sensiblen Daten ist durch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vorgegeben. Mithin greift grundsätzlich auch bei einer Bewerbung der Datenschutz. Was bedeutet das nun genau für Bewerber und Personaler?
Sichtung der Bewerbungsdaten
Am Auswahlprozess im Zuge eines Bewerbungsverfahrens sind mitunter nicht nur einzelne Personen beteiligt. Regelmäßig werden neben dem eigentlichen Recruiter auch Zweit- und Drittmeinungen von der Unternehmensleitung oder anderen wichtigen Entscheidungsträgern eingeholt.
Dabei gilt in Sachen Datenschutz für die Bewerbungsunterlagen: Die Weitergabe muss streng begrenzt sein. Es dürfen jedoch grundsätzlich alle Personen, die an dem Bewerbungsverfahren beteiligt sind, die Unterlagen des Bewerbers einsehen, damit sie ein dezidiertes Bild gewinnen können. Dabei sind jedoch alle Betroffenen zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen die Daten nicht weitertragen.
Aber: Personen, die mit dem Bewerbungsprozess nichts zu tun haben, dürfen in der Regel keinen Blick in die Unterlagen werfen. So wäre der Datenschutz bei der Bewerbung nicht mehr gewährleistet, da weitere Personen unberechtigt auf die personenbezogenen Daten zugreifen können.
Wie ist die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen mit dem Datenschutz vereinbar?
Eines der wichtigsten Grundprinzipien im Datenschutz ist die Zweckbindung. Hiernach dürfen personenbezogene Daten nur erhoben, genutzt und verarbeitet werden, wenn dies einem vorab eindeutig festgeschriebenen Zweck dient. Die Zustimmung hierzu geben Bewerber regelmäßig allein schon durch die Zusendung der Bewerbung.
Der Datenschutz bestimmt darüber hinaus, dass nach Zweckerfüllung die Daten nicht mehr zugänglich sein dürfen. In der Regel bedarf es der Löschung.
Gemäß Datenschutz darf eine Bewerbung mithin so lange aufbewahrt werden, wie die ausgeschriebene Stelle noch nicht besetzt ist. Bewerberdaten länger zu speichern, ist in aller Regel unzulässig. Ist die ausgeschriebene Position nicht mehr vakant, müssen die Unternehmen sämtliche hierfür zur Verfügung gestellte Bewerberdaten löschen. Hierzu zählen auch alle Informationen aus einem Bewerbungsgespräch (Notizen).
Sind die Bewerbungsunterlagen postalisch zugegangen, so müssen diese in der Regel spätestens nach zwei bis drei Monaten an den Bewerber zurückgesandt werden – sofern nicht deren Vernichtung bestimmt wurde.
Ähnliche Vorgänge gingen auch dann konform mit dem Datenschutz, wenn eine Bewerbung, die schriftlich oder per E-Mail zugesandt wurde, unter ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers über die Bewerberrunde hinaus gespeichert bzw. aufbewahrt wird.
Mögliche Probleme mit dem Datenschutz bei Online-Bewerbung
Die Bewerbung per E-Mail ist in vielen Wirtschaftsbereichen heutzutage bereits Usus. Die Online-Bewerbungen können so leichter an weitere berechtigte Personen für die Einsicht weitergereicht werden. Ein Problem in Sachen Datenschutz ist bei Online-Bewerbungen dann jedoch regelmäßig deren Löschung.
Alle zuständigen Personen und Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass sämtliche Kopien, E-Mails und Ausdrucke der Bewerbung nach Zweckerfüllung gelöscht bzw. vernichtet werden müssen. Hier bedarf es dann ggf. einer entsprechenden Schulung, um zu vermeiden, dass in irgendeiner Ablage auf dem PC eventuell doch noch unberechtigt Bewerberdaten abgelegt sind. Hierbei handelte es sich um einen Verstoß gegen den Datenschutz. Mit einer Bewerbung ist mithin besonders sorgsam umzugehen.
Sichere Vernichtung von Bewerbungsunterlagen gemäß Datenschutz
Es ist nicht zulässig oder mit dem Datenschutz vereinbar, eine Bewerbung einfach auf den Müll zu werfen. Die hierin enthaltenen Daten können so leicht auch von fremden und unbefugten Personen eingesehen werden.
Die Unternehmen sind gemäß Datenschutzgesetz verpflichtet, Bewerbungsunterlagen so zu vernichten, dass dies nicht mehr möglich ist. Für Ausdrucke denkbar wäre etwa das Schreddern.
Besonders wichtig ist der Datenschutz auch bei ausrangierten Festplatten, auf denen eine Bewerbung und andere persönliche Daten gespeichert waren. Das einfache Löschen von Daten vernichtet diese nicht sicher. Sie können mithilfe einfachster Softwaretools wiederhergestellt werden. Aus diesem Grund ist es von Bedeutung für den Datenschutz, dass keine Bewerbung und andere sensible Daten mehr rekonstruiert werden können.
Ein Datenschutzbeauftragter kann in dem Unternehmen gezielt Mitarbeiter schulen und gewährleisten, dass auch bei der Beseitigung von Festplatten und anderen Datenträgern kein Datenschutzverstoß riskiert wird.
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Hallo, ich habe mich bei einer Firma per Email beworben. Nun meldet sich ein externer Berater welcher mit der Firma zusammen arbeitet und kennt meine detailierten Bewerbungsunterlagen. Hätte der Empfänger meiner Bewerbung vor Weitergabe nicht meine ausdrückliche Erlaubnis einholen müssen? Was kann ich nun tun? Ich finde den Vorgang nicht i. O. Danke vorab
Hallo, habe im Altpapier 2 Bewerbungsmappen mit allen Zeugnissen und persönlichen Angaben gefunden. Weiß auch wer diese Papiere entsorgt hat und kenne auch diese Firma. Mit welcher Strafe hätte dieser Filialleiter (hat sie Entsorgt ) zu rechnen , wenn er Angezeitg wird?
Hallo,
ich habe deinen Sachverhalt gelesen, ich würde den Filialleiter anzeigen, beim entsprechenden Datenschutzbeauftragten des entsprechenden Bundeslandes, wo du wohnhaft bist, er hat vorsätzlich gegen den Datenschutz verstoßen.
Er müßte durch den Arbeitgeber fristlos gekündigt werden, und außerdem bekommt die Firma eine entsprechende Strafe entsprechend des Vorjahresumsatzes auferlegt vom mindestens 250.000,-EURO.
MfG
P.
Hallo!
Ich bin in einem aufrechten Dienstverhältnis und habe mich für dine ausgeschriebene Stelle beworben. Natürlich auch mit dem Vermerk „Bitte vertraulich behandeln“.
Der Geschäftsführer der Firma, bei der ich mich beworben habe, hat meinen Namen bei einem Bekannten genannt, der meine Chefs auch kennt. Daraufhin ging die Info, dass ich mich für die Stelle beworben habe an meine Chefs weiter. Sie haben mich auch direkt darauf angesprochen, was logischerweise nicht gerade angenehm war. Ich habe das Bewerbungsgespräch daraufhin abgesagt.
Ist dies rechtens? Darf der Geschäftsführer meinen Namen weitergeben?
Danke für eine Antwort!
Liebe Grüße
Hallo,
ich habe mir den Sachverhalt durchgelesen, in diesem Fall hatte dein eventueller neuer Chef gegen Datenschutz verstoßen, ich würde ihn anzeigen beim Datenschutzbeauftragten des entsprechenden Bundeslandes, wo du wohnst.
MfG
P.