Das Wichtigste zum Datenschutz im Büro in Kürze
- Auch Arbeitnehmer müssen bei der täglichen Arbeit im Büro dafür sorgen, dass personenbezogene Daten ausreichend geschützt sind.
- Hierzu gehören einfache Maßnahmen, die verhindern, dass Unbefugte Einsicht in solche Daten bekommen, wie etwa ein passwortgeschützter Computer.
- Diese Maßnahmen können aber nur einen Teil des Datenschutzes am Arbeitsplatz darstellen. Darüber hinaus ist der Arbeitgeber für weitere Schritte verantwortlich.
Worum geht es genau beim Datenschutz im Büro?
Inhaltsverzeichnis
Zum Datenschutz am Arbeitsplatz gehört auch der Datenschutz im Büro. Neben technischen Maßnahmen, die zu diesem Zwecke ergriffen werden, muss letztlich jeder einzelne Beschäftigte in seinem Büroalltag dafür sorgen, dass grundlegende Datenschutzregeln eingehalten werden, um personenbezogene Daten zu schützen.
Wieso ist Datenschutz im Büro wichtig?
Doch nicht nur die möglichen Sanktionen sollten zu einer höheren Sensibilität beim Datenschutz im Büro führen. Für Unternehmen sollte der Schutz der Daten auch aus anderen Gründen selbstverständlich sein.
So könnten etwa wichtige Firmeninterna in fremde Hände geraten. Doch auch nach außen geratene Kundendaten können dem Unternehmen einen immensen Imageverlust bringen. Somit besteht neben einem Interesse am Schutz von personenbezogenen Daten, das eigentlich an sich schon vorhanden sein sollte, auch noch eine profitorientierte Motivation.
Was ist beim Datenschutz im Büro konkret zu beachten?
Einige Grundregeln können dem Arbeitnehmer als Richtschnur dienen, wie er durch seine eigenen Arbeitsabläufe den Datenschutz im Büro wahren kann. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Beispiele:
- Für den PC sollte ein sicheres Passwort eingerichtet werden. Dieses sollte geheim gehalten und möglichst nicht aufgeschrieben werden.
- Wenn Sie sich (auch nur kurz) vom Arbeitsplatz entfernen, ist der PC zu sperren, sodass er nur mit dem eingerichteten Passwort entsperrt werden kann (z. B. mit der Tastenkombination „Windows“ + L).
- Unterlagen mit wichtigen (personenbezogenen) Daten so verwenden, dass sie nicht von Unbefugten einsehbar sind. Dies gilt zum Beispiel auch für Besucher. Nach der Verwendung sind die Akten wegzuschließen, etwa in einem Schrank.
- Nicht mehr benötigte Unterlagen oder Fehldrucke/-kopien mit personenbezogenen Daten nicht einfach in den Papierkorb geben, sondern schreddern.
- Wichtig für den Datenschutz im Büro: Den Raum beim Verlassen stets abschließen. Den Schlüssel zum Büro und zu abschließbaren Schränken nicht beschriften, damit sie bei Verlust nicht direkt von Unbefugten zugeordnet werden können.
- Eine strikte Trennung von Arbeit und Privatleben: Weder eine private Nutzung von E-Mail und Internet noch das Verwenden von privaten Daten oder Software im Büro. Auch private Datenträger oder Geräte dürfen nicht angeschlossen werden.
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Hallo zusammen,
bei uns liegt folgendes vor.
In unserer Buchhaltung arbeiten mehrere Mitarbeiter, wovon jedoch einige in einer anderen Firma angestellt sind. Diese gehört zwar dem gleichen Inhaber, allerdings sind es zwei verschiedene Firmen.
Dürfen die Mitarbeiter dann so überhaupt zusammensitzen? Sie haben ja quasi jederzeit Zugang zu den Daten der jeweils anderen Firma und können so auch sämtliche Infos mithören.
Oder muss man hier die Kollegen der anderen Firma separieren?
Danke.
Hallo zusammen,
ich als Betriebsratsmitglied tätig und habe letzten einen Artikel über Datenschutz gelesen. In diesem wurde 10 Punkte für richtigen Datenschutz beschrieben. In einem war die Rede von verschlüsselten Emails. Sollte man das wirklich machen?
Hallo,
Ich arbeite in der Logistik und muss mehrmals in der Woche mit dem firmeneigenen Laptop arbeiten und Ware verräumen. Leider kümmert sich niemand der Vorgesetzten um einen eigenen Account für mich sondern es heißt nur, dass ich mir einen Account von den anderen Mitarbeitern besorgen muss, da ich ja nur Werkstudent bin. Ist dies rechtens?
Hallo,
unser 10-15 Personen starkes Büro führt eine Verbauchsliste für Covid-Schnelltests, die Name und Datum enthält für den Tag, an dem sich die betreffende Person sich einen Schnelltest aus der Packung nimmt (nicht das Ergebnis). Denn zur Zeit ist immer nur ein/r im Büro und niemand kann händisch die Tests austeilen. Die Frage kam auf, dass die Liste theoretisch Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten erlaubt. Zur Logistikplanung möchten wir aber unbedingt dokumentieren, wie die tests verbraucht werden udn auch verhindern, dass eine Person mehrere Tests entnimmt. Was empfehlen sie, zum Umgang mit solch einer Liste?
Danke!
Guten Tag,
wenn das Tel. vom Kollegen klingelt und dieser wegen Krankheit nicht da ist, darf ich das Telefon bedienen und mitteilen, dass der Kollege erkrankt ist?
Vielen Dank
Sally
Guten Morgen, kürzlich ist es in meiner Firma passiert, das Kollegen Daten über mich an andere Mitarbeiter aus dem Aussendienst weitergegeben haben. Dieser Mitarbeiter hat meine persönlichen Daten dann auf abwertende Weise an einen Kunden von uns weitergegeben. Der besagte Kunde hat mich darüber informiert. Daraufhin habe ich die Firmeninhaberin informiert. Sie hat den Kollegen angesprochen. Der sagte nein hab ich nicht. Habe von dem Kunden eine eidesstattliche Versicherung. Meine Chefin hat die Sache einfach unter den Tisch fallen lassen. Was kann ich tun? Mit freundlichen Grüßen, Therese
Hallo,
unsere Büros sind mit Glasscheiben getrennt.
Mein Arbeitsplatz ist so angeordnet, dass mein Kollege im anderen Bür genau auf meinen Bildschirmn schauen kann. Sprich die Arbeitsplätze sind hintereinander angebracht und nur mit einer Glasscheibe getrennt. Ist das zulässig? Ich fühle mich da sehrt unwphl, wenn mein „Hintermann“ immer komplett auf meinen Bildschirm schauen kann.
Hallo,
wie muss ein Schrank DSGVO-konform aussehen? Gibt es Vorschriften für die Art und Weise wie er abgeschlossen kann?
Hallo,
wie muss man sich gegenüber fremden Dokumenten im Drucker verhalten?
Danke im Voraus,
Beyhive
Schönen guten Tag,
in meiner Firma ist es nötig, dass wir personenbezogene Daten (Name, Geb.Datum, Geb.Ort, Personalausweisnummer, Wohnort) an andere Firmen weiterleiten müssen (zum Anmelden). Dürfen wir dies? Teilweise versuchen wir nur den Namen und das Geb.Datum zunennen.
Wie können wir uns verhalten?
Besten Dank
Guten Morgen,
ich arbeite seit wenigen Monaten in einer neuen Behörde.
Dort konnte ich mein Passwort am PC nicht selbstständig ändern, sondern musste dieses der IT mitteilen. Dort wurde mein Passwort im Tresor abgespeichert.
Meiner Meinung nach entspricht das nicht dem Datenschutz.
Darf dies der Dienstherr entscheiden?
Muss ich informiert werden, wenn sich Jemand mit meiner Kennung und Passwort anmeldet?
MFG
Ein Passwort darf dritten Personen nicht mitgeteilt werden. Die Passwortänderung ist eine Standardfunktion in Windows die jedem Benutzer bereitsteht. Da muss der IT gar nichts mitgeteilt werden. In so einem Fall kann ich empfehlen zur Polizei zu gehen und Strafanzeige zu erstatten.
Hallo zusammen,
folgendes ist passiert: während meiner urlaubsbedingten Abwesenheit hat einer meiner Vorgesetzten jemand Betriebsfremden und nicht Beauftragten, zu meinem Bürorechner, auf welchem ich sensibelste Daten verwalte, Zugang verschafft. Er hat sich einen eigenen Zugang mit Fernsteuerung gemacht sowie einen Clouddienst installiert, von dem er selbst Kontoinhaber ist.
Sind hier nicht alle Grenzen überschritten?
Ich bitte um Hilfe. Danke!
Viele Grüße
ATE
Hallo, wie ist es eigentlich, wenn ein Mitarbeiter im Büro krank wird und dessen Emails nicht umgeleitet werden?
MfG
Andreas
Hallo Andreas,
eine Anwendung der DSGVO ist hier nicht ersichtlich.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo,
ich bin betriebliche Datenschutzbeauftragte in einem Unternehmen und teile mir das Büro mit einer Kollegin. Jetzt soll auch noch der Unternehmensdrucker zu uns ins Büro. Wie soll ich da meine vertrauliche Arbeit machen?
Freundliche Grüße,
Martina
Hallo Martina,
bitte wenden Sie sich mit Ihren Bedenken an die Unternehmensleitung.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo, wenn ich im Büro die Vorschriften laut Datenschutzverordnung nicht einhalten, werde ich haltbar gemacht oder der Betrieb?
Hallo Petra,
wenn Sie wissentlich gegen den Datenschutz verstoßen, scheinen Sie die Verantwortliche dieser Handlung zu sein. Bei rechtlichen Fragen kann Ihnen ein Anwalt weiterhelfen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Guten Tag,
Ich habe eine Frage.
Müssen Büroräume, die von 2 Mitarbeiterinnen genutzt, nun getrennt werden?
Wenn meine Kollegin und ich gleichzeitig im Termin sind, könnten die Klienten gegenseitig Informationen aus den Gesprächen des jeweils anderen beziehen.
Mein Chef möchte nun das ganze Büro umräumen.
Sie würden uns mit einer Antwort sehr weiterhelfen.
Vielen Dank, mit freundlichen Grüßen
R.
Hallo,
bitte wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens. Der Austausch personenebzogener Daten vor Dritten ist nicht in jedem Fall untersagt (insbesondere innerhalb eines Unternehmens), ausschlaggebend sind die rechtlichen Grundlagen und ein möglicherweise erfüllter Erlaubnistatbestand.
Die Redaktion von Datenschutz.org