Datenschutzerklärung: Wie die Sprache gewählt sein sollte

Welche Anforderungen muss eine Datenschutzerklärung in puncto Sprache und Formulierung erfüllen?

Seit Mai 2018 unterliegt der Verkehr mit Daten und besonders die Erhebung personenbezogener Daten der Vorschriften der EU-DSGVO. Neben den Gesetzen zur Auskunft, Speicherdauer und Zweckbindung sind auch die Transparenz- und Informationsvorschriften deutlich strenger geregelt und mit entsprechenden Bußgeldern und Strafandrohungen versehen.

Dass der Datenschutz eine leichte Sprache verwenden soll, hat verschiedene Gründe. Als erstes sind da die Erfahrungen mit Datenschutzerklärungen zu nennen. Denn in der Vergangenheit wurden Anpassungen an die Datenschutzerklärung oftmals kompliziert und ausufernd verfasst. Dies soll mit den Regeln, die die Datenschutzerklärung bei der Sprache beachten muss, geändert werden.

Doch was genau ist dabei zu beachten? Welche grundlegenden Ideen stecken hinter der Regelung? Was die Nutzer erwarten kann und welche Konsequenzen im Raum stehen, wenn ein Bruch der Regeln nachgewiesen wird, erfahren Sie im nachfolgenden Ratgeber.

Datenschutzerklärung: Vorgaben für Sprache und Formulierungen

Die Datenschutzgrundverordnung gibt keine exakten Formulierungen an die Hand, die zu verwenden sind. Trotzdem schreibt es in Artikel 12 EU-DSGVO:

Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen […], die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; dies gilt insbesondere für Informationen, die sich speziell an Kinder richten.

Für viele Datenschutzbeauftragte bedeutet diese Regelung mit einem erheblichen Mehraufwand. Denn sie sind die Übersetzer, die die technischen Details der IT-Mitarbeiter zum Datenschutz in die Form einer für die breite Masse verständlichen Datenschutzerklärung bringen. Dabei müssen auch die anderen Datenschutzgrundsätze gewahrt werden.

• Datensparsamkeit
• Rechtmäßigkeit
• Rechenschaftspflicht

Darüber hinaus müssen noch weitere Grundsätze, die maßgeblich den Datenschutz konzipieren, geachtet werden. In der Datenschutzerklärung gipfelt die Anstrengung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten, alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten zu dokumentieren und durch den Datenverursacher bestätigen zu lassen. Doch was kann passieren, wenn die Datenschutzerklärung keine Sprache verwendet, die leicht zu verstehen ist?

Strafen für eine Datenschutzerklärung ohne einfache Sprache

Wenn eine Datenschutzerklärung nachweislich die Vorschriften zur Sprache ignoriert, muss mit Bußgeldern gerechnet werden. Diese variieren je nach Umfang des Verstoßes. Vorher wird wahrscheinlich eine Abmahnung ergehen. In dieser werden sie von einem Konkurrenten auf ihr wettbewerbswidriges Verhalten hingewiesen.

Um solche Situationen zu meiden, können sie auch einen externen Datenschutzbeauftragten engagieren, der die Datensicherheit im Unternehmen sicherstellt. Mit diesem können Sie vertraglich festlegen, welche Konsequenzen sich bei groben Fehlern im Datenschutz ergeben können. Sollten Sie noch keinen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, sind Sie möglicherweise mit Ihren Pflichten im Verzug und sollten schnellstmöglich handeln.

Die Bußgelder, die die DSGVO festlegt, können bis zu 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens betragen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorschriften, wie die zur Datenschutzerklärung, in einfacher Sprache umgesetzt werden.  Neben den finanziellen Einbußen sind aber auch Imageschäden eine mögliche Folge einer vernachlässigten Datensicherheit.

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Über den Autor

Louisa N.

Louisa hat Informatik an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin studiert und mehrere Jahre im Bereich IT-Sicherheit gearbeitet. Seit 2018 ist sie Redakteurin bei datenschutz.org und unterstützt unser Team mit ihrer Expertise. Ihre Texte befassen sich u. a. mit Themen wie Datenlöschung und Datenrettung.