Das Wichtigste zum Datenschutz beim Dienstplan in Kürze
- Auch ein Dienstplan fällt unter den Datenschutz, da hier regelmäßig personenbezogene Daten der Betroffenen abgebildet sind. Hierzu zählen neben den Personendaten auch die Arbeits- und Urlaubszeiten.
- Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen rechtlichen Anspruch darauf, den kompletten Dienstplan aller Mitarbeiter und Kollegen einzusehen.
- Die Veröffentlichung von einem kompletten Dienstplan sollte gemäß Datenschutz nur dann erfolgen, wenn alle hierin betroffenen Mitarbeiter diesem Vorgang eindeutig zugestimmt haben.
Dienstplan aller Mitarbeiter aushängen = Verstoß gegen Datenschutz?
Inhaltsverzeichnis
In Dienstplänen finden sich gemeinhin unterschiedlichste Informationen, die grundsätzlich auch zu den personenbezogenen Daten der jeweils Betroffenen gehören. Hierunter fallen nicht nur Name und Geburtsdatum, sondern eben auch Einsatz- und Urlaubszeiten. Das bedeutet, dass auch beim Dienstplan der Datenschutz von besonderer Bedeutung ist.
In vielen Unternehmen ist es Usus, die Dienstpläne einer gesamten Abteilung komplett auszuhängen und so für jeden zugänglich zu machen. Das ermöglicht dabei u. a. in Gastronomie und Pflege vor allem den Tausch einzelner Schichten unter den Mitarbeitern selbst.
Doch es ergeben sich in Sachen Datenschutz Probleme: Im Dienstplan finden sich je nach Ausgestaltung nicht nur Vollnamen der Mitarbeiter, sondern auch Schichten, Urlaubszeiten, mitunter Geburtsdaten u. v. m. Je mehr entgegen dem Grundprinzip der Datensparsamkeit gehandelt wird, desto schneller können auch andere Mitarbeiter tiefe Einblicke in die Privatsphäre des Betroffenen erhalten. Wann hat dieser und jener Urlaub? Wie oft ist er krank? Hat er immer nur Frühschichten? usf. Ein Recht auf die Kenntnis dieser Daten haben zunächst jedoch nur Arbeitgeber und die betroffenen Arbeitnehmer.
Dürfen Unternehmen dennoch Dienstpläne aushängen?
Auch wenn es in vielen Bereichen Usus ist: Grundsätzlich muss ein Arbeitgeber die Bedenken seiner Angestellten ernstnehmen, wenn diese sich gegen die Veröffentlichung vom Dienstplan stemmen. Die hierin angegebenen Daten unterstehen nämlich dem Datenschutz.
Der Datenschutz bestimmt eindeutig, dass gegen den Willen der Betroffenen keine personenbezogenen Daten öffentlich gemacht werden dürfen, nicht einmal innerhalb des Unternehmens.
Wenden Sie sich gegebenenfalls auch an den Datenschutzbeauftragten vor Ort, um sich über mögliche Strategien zu informieren, um bei der Veröffentlichung von Dienstplan den Datenschutz bestmöglich zu gewährleisten. Hierbei kann zum Beispiel die Anonymisierung oder Pseudonymisierung der Daten hilfreich sein (keine Klarnamen, Geburtsdaten usf.). Die Zuordnung der einzelnen Zeilen kann etwa über Zahlen erfolgen, deren Zuweisung nur dem jeweils Betroffenen bekannt ist.
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Hallo Datenverarbeitungs-Team,
zum Thema Dienstplan noch eine bisher unbeantwortete Frage:
Für eine Senioren-PflegeWG haben wir als Angehörige gemeinsam einen Pflegedienst engagiert. Früher wurden uns monatlich die Dienstpläne der Mitarbeiter zugesendet, damit wir sehen können, welche Pflegekraft wann in der Wohnung unserer Eltern ist.
Neuerdings bekommen wir die Dienstpläne nicht mehr, mit der Begründung dieser unterliege der DGSVO. Kann man die Aushändigung eines einfachen Dienstplanes – nur mit Namen der Pflegekraft – vom Pflegedienst verlangen?
Danke!
Katharina
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ich habe bereits verstanden das es nicht rechtens ist die personenbezogenen Daten auszuhängen, wie Name, Krankheit und Urlaub.
Jedoch meinte der Datenschutzbeauftragte, dass es durch das Landesdatenschutzgesetz rechtens wäre.
Ich bin nun etwas ratlos und hoffe sie können mir helfen, welches Gesetz nun Kraft hat.
Mit freundlichen Grüßen und vielen Dank.
D.
Hallo,
aktuell gibt bei uns den Fall, dass im Jahresurlaubsplan Mutterschutz- und Elternzeiten eingetragen sind, so dass damit alle, die den Plan ansehen, die Schwangerschaft der Kolleginnen bekannt gemacht wurde. Ich denke das ist ein zusätzlicher Aspekt von schützenswerten Daten, der im Artikel noch nicht erwähnt wurde.
Wie bescheuert sind wir mittlerweile?
Selbstverständlich muss niemand wissen, ob jemand mit seinem Kind zum Arzt muss oder ich zum MRT, auch Behandlungslisten auf der Reha müssen nicht öffentlich aushängen…..
Aber ein Dienstplan?
Liebe Menschen, was soll das?
Demnächst dürfen Patienten nicht mehr mit Namen aufgerufen werden. Sie bekommen Nummern.
Gleichzeitig müssen aber Mitarbeiter den vollen Namen auf ihren Schildern tragen????
Eine Frau beschwert sich, weil sie in der Bäckerei mit ihrem Namen begrüßt wird?
Ich zweifle mittlerweile am Verstand der Menschheit!
Die Welt hat so viele Probleme und wir beschäftigen uns damit?
Und Sie haben Recht!
Guten Tag, gibt es für historische Dienstpläne eine festgelegte Höchstdauer zur Speicherung bzw. eine vorgeschriebene Löschfrist nach X Monaten/Jahren? Herzlichen Dank für die Information.
Hallo Datenschutz-Team,
bei uns im Unternehmen werden im Intranet der Anwesenheitsstatus sowie die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter angezeigt: also wann wurde morgens begonnen, von wann bis wann wurde Mittagspause und wann wurde Feierabend gemacht. Ist das zulässig, wenn ich dem nicht zugestimmt habe?
Unser Datenschutzbeauftragter ist der Meinung, hier nichts unternehmen zu können da es die Geschäftsführung so möchte.
Welche Möglichkeit habe ich nun, dass meine Arbeitszeiten nicht veröffentlicht werden?
Vielen Dank!
Hallo Datenschutzteam,
bei uns liegt an der Information eine Liste , aus der hervorgeht wer gerade anwesend ist. Diese dient dem Zweck das wenn man einen Mitarbeiter aus einer bestimmten Abteilung, zum Beispiel zur Preisabfrage an der Kasse brauch, auch den aus der jeweilig richtigen Abteilung per ID Nummer schicken kann. Es stehen keine Arbeitszeiten dabei, nur Frau/ Herr soundso und eventuell diese interne ID Nummer bzw die Telefonnummer des Firmentelefons. Nun gibt es einige die sich dabei auf das Datenschutzgesetz berufen und diese Liste quasi unterbinden wollen.
Hallo Datenschutzteam,
darf in der Reha ein Plan ausliegen, in dem jeder sein Körpergewicht und seine Blutdruckwerte eintragen muss frei ausliegen, auch wenn nur eine Zimmernummer dabei steht?
Es stehen immer einige Personen hinter einem und warten bis sie dran kommen, die können die Daten natürlich der Person zuordnen.
Vielen dank im Voraus
Gruß
Ingo
Habe ich als Abteilungsleiter ein Recht auf Einsicht der Dienstpläne meiner Abteilung? Wenn ja oder nein, wo steht das?
Vielen Dank für den interessanten Beitrag.
In dem Unternehmen in dem ich arbeite, wird auf einem Netzlaufwerk in einer Liste – bei welcher nicht klar ist, wer diese einsehen kann und wer nicht – Name und Datum von genehmigtem Urlaub eingetragen. Ich möchte jedoch nicht das andere ausser mein Chef sehen können, wann ich abwesend bin. Bin ich verpflichtet diesen Eintrag zu machen?
Mit freundlichen Grüßen
Und Vielen Dank im Voraus
Hallo
Bei uns auf arbeit ist es Gang und gebe das Gründe für krank oder eher Feierabend machen im dienstplan vermerkt und für alle sichtbar.
Zum Beispiel steht drin das jemand MRT Termin hat oder jemand mit Kind zum op Termin ist.
Ist es richtig das ich mich dementsprechend beschwert habe. Denn ich habe kein Einverständnis dazu gegeben.
Hallo liebes Datenschutz.org-Team,
mein AG übermittelt der Mitarbeiterin, die den
Dienstplan erstellt, die Stundenkontigente aller MA.
Dies hatte ich in einer Email untersagt.
Ich habe jedoch mitbekommen, dass meine Stunden trotzdem an die Mitarbeiterin geschickt wurden.
Muss ich den Widerspruch in Papierform mit Unterschrift einreichen?
Vielen Dank
Hallo Tamara,
nicht in jedem Fall bedarf es für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Einwilligung des Betroffenen, insbesondere dann, wenn eine gesetzliche Grundlage das gestattet oder erfordert. Bitte wenden Sie sich zur Klärung an den zuständigen Datenschutzbeauftragten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo,
bei uns werden die Namen durch die jeweiligen Personalnummern ersetzt und wir müssen jetzt die Personalnummern auswendig lernen, damit wir wissen in welchen Bereichen wir welche Mitarbeiter einsetzen, denn ohne Namen oder einer anderen Hinweis geht es nicht. Meiner Meinung ist dies völliger quatsch und im Grunde ändert sich trotz der Änderung mit den Nummern nichts. Meine Frage ist, da ich es nicht verstanden habe: Sobald ein Mitarbeiter sich gegen die Veröffentlichung stellt, müssen alle Mitarbeiter darunter leiden? Oder darf man einen Dienstplan für die Mitarbeiter öffentlich aushängen, die kein Problem damit haben, jeder der sich weigert ist auch nicht auf dem Dienstplan einsehbar?
Vielen Dank für eine Rückmeldung 🙂
Hallo Sven,
in der Regel kann eine Einwilligungserklärung die Veröffentlichung der Daten in einem ausgehängten Dienstplan gestatten. Fehlt eine solche Einwilligung, dürfen die personenbezogenen Daten des Betroffenen häufig nicht zu diesem Zweck verwendet werden. Bitte wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens, um diesen speziellen Sachverhalt genauer zu beleuchten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo datschutz team frage meine ex Frau erkundigt sich bei Arbeitskollege nach meinem dienstplan dieser wurde ihr per WhatsApp Foto zugesandt mein Sohn gab mir Info darüber von wem das kommt als beweis der neue partner zeigte mich an ausspähen von daten was ja meine dienstdaten waren wie ich rausfand was bedeutet dies im Datenschutz dienstplan
Hallo Reiner,
vermuten Sie einen Verstoß gegen den Datenschutz seitens eines Mitarbeiters, können Sie dies gegenüber der Unternehmensleitung, dem verantwortlichen Datenschutzbeauftragten oder den Aufsichtsbehörden melden. Zu beachten ist dabei, dass die Verarbeitung von Daten zu rein persönlichen und familiären Zwecken in der Regel nicht unter den Datenschutz fällt.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo liebes Datenschutz.org Team,
reicht eine mündliche Einverständniserklärung zum öffentlichen Aushängen von Dienstplänen und Urlaubsplänen oder muss dafür eine schriftliche Einverständniserklärung vorliegen? Wenn ja, gibt es dazu Muster? Vielen Dank aus München, Michael
Hallo Michael,
in der Regel ist die schriftliche Absicherung für alle Seiten aufgrund der Nachweisbarkeit sicherer. Ein einheitliches Muster gibt es nicht, da hier stets der jeweilige Einzelfall zu berücksichtigen ist.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo,
ich habe eine Frage. Ist irgendwo geregelt WER den monatlichen Dienstplan erstellen darf? Ist es erlaubt, dass eine Kollegin den Dienstplan für Alle erstellen darf? Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen? Ist es erlaubt die Kollegen mit deren Initialen ab zu kürzen (alle wissen wer wer ist)
Ganz lieben Dank im Voraus,
Hallo Ella,
die Zuständigkeiten für Personalangelegenheiten sind betrieblich festgelegt. Bitte wenden Sie sich an die zuständige Personalstelle, um zu erfragen, wer für die Personalangelegenheiten in diesem Bereich zuständig ist.
Es gibt darüber hinaus kein Gesetz, das bestimmt, dass in Dienstplänen Namen ausgeschrieben sein müssen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo
Auch bei uns ist es seit kurzem verboten den Dienstplan zu fotografieren.
Oft benötigen wir aber auch die Arbeitszeiten unserer Kollegen um uns auszutauschen über liegengebliebene Arbeit, Schichttausch oder Fahrgemeinschaften.
Wir sind Alle dafür das es weiterhin erlaubt ist. Können wir eine Einverständniserklärung aufsetzen die JEDER Arbeitnehmer unterschreibt damit wir wieder normal fotografieren können. Wenn ja , was müssen wir beachten. Liebe Grüße Dani
Hallo Daniela,
die Einwilligung der Betroffenen kann entsprechende Vorgänge gestatten. Bitte wenden Sie sich für eine angemessene Umsetzung an die zuständige Personalstelle oder den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo, wie sieht es aus mit Listen für die Urlaubsvorplanung, wenn diese in einer Ablage für die gesamten Mitarbeiter des Referats sichtbar sind? Ich denke, dass diese Listen nur der Referatsleiter einsehen und die Liste dann mit einem Passwort schützen sollte?
Danke!
Hallo Laura,
bitte wenden Sie sich zur Klärung an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens. In der Regel ist der Zugang zu personenbezogenen Daten und Personaldaten jedoch auf berechtigte Personen zu beschränken.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Es ist mir aktuell unklar ob unsere Struktur,
Urlaubsplan in Datei auf firmenweit zugänglichem Ablageort
der neuen Vorschrift zum Datenschutz entspricht.
Einige Kollegen haben hier Bedenken geäußert und wissen nicht, wie sie „dagegen“ vorgehen sollen
Hallo Daniel,
genaue Informationen zu der von Ihnen aufgeworfenen Frage finden Sie im obigen Text.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Vielen Dank für den Beitrag.
In meinem Unternehmen kann im Netz jeder einen Jahresplan der Mitarbeiten einsehen, wobei Abwesenheiten (egal ob Urlaub, Krankheit oder anderes) nur mit dem Kommentar „persönlich abwesend“ gekennzeichnet sind. Es kann also jeder sehen wann ich nicht anwesend bin, aber keinen Grund. Der Arbeitgeber sagt dadurch sei eine Anonymisierung gewährleistet. Ich möchte jedoch nicht das andere ausser mein Chef sehen können wann ich abwesend bin.
Darf der Arbeitgeber solch eine Liste im firmeninternen Netz veröffentlichen, oder darf ich darum bitten dies zu unterlassen?
Mit freundlichen Grüßen
Und Vielen Dank
Hallo Carsten,
es handelt sich hierbei um personenbezogene Daten. Sie haben also in der Regel das Recht, der Veröffentlichung zu widersprechen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Guten Tag,
ich bin einer von insgesamt 7 Schichtmitarbeitern.
Zur Zeit läuft die Einführung eines neuen Schichtplanersystems und die Personalabteilung
fragte an, ob ich die Rolle des „Planers“ übernehmen möchte.
Ich benötige bei der Jahresplanung die Zeitsalden der Mitarbeiter um eine möglichst gerechte und homogene Verteilung der Schichten zu gewährleisten.
Ein Mitarbeiter gibt mir aber nicht die Zustimmung für die Einsicht auf sein Zeitkonto.
Meine Frage: Fällt die Einsicht auf Zeitkonten für offizielle „Schichtplaner“ unter dem Datenschutz?
Hallo Marcus,
Sie sollten dieses Problem mit der Personalabteilung und ggf. dem Datenschutzbeauftragten Ihres Betriebs erörtern. In der Regel sind solche für das Arbeitsverhältnis notwendigen Datenverarbeitungen auch ohne Einwilligung zulässig. Konsultieren Sie im Zweifel einen Anwalt.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Guten Tag
Ich möchte wissen wie es in Österreich um das neue Gesetz bestellt ist.
Also in meiner Firma sind alle Mitarbeiter damit unzufrieden das man den Dienstplan nun händisch abschreiben muss.
Es wäre alle Mitarbeiter damit einverstanden das jeder Zugriff zum Dienstplan hat und auch die Daten der anderen Mitarbeiter sieht hier keiner als Tabu bzw. so heikel das es niemand sehen darf-
Im Gegenteil es wäre allen lieber offenen Zugriff zu haben da es auch im Falle von evtl.Dienst tauschgeschäften erheblich wäre zu wissen wer der richtige Ansprechpartner für einen Diensttazsch ist.
Also lange Rede kurz gemacht:
Wenn alle also wirklich jeder Mitarbeiter damit einverstanden wäre jedem einen Einblick zu gewähren, kann man dann dann diese „unfreiwillige Geheimnistuerei‘
Legal abstellen?
Hallo Manfred,
sofern eine entsprechende Einwilligung der Betroffenen vorliegt, können personenbezogene Daten in der Regel auch über die gesetzlichen Regelungen hinaus erhoben und verarbeitet werden.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Ich arbeite in einem psychiatrischen Wohnheim mit 3 Wohnbereichen.
Wir haben bisher den Dienstplan in jedem Wohnbereich für unsere Bewohner aufgehängt, damit sie sich rechtzeitig informieren können, wann sie mit welchem Mitarbeiter sprechen können. ( Es gibt Bezugspersonen oder deren Vertretung. Ziele sind u.A. die Verselbständigigung und selbständige Orientierung zu fördern. ) Bisher war das Aushängen vom Dienstplan für alle Mitarbeiter selbstverständlich. Können wir das weiterhin tun?
Viele Grüße
Klaus
Hallo Elke/Klaus,
was beim Dienstplan zu beachten ist (insbesondere beim öffentlichen Aushang), können Sie dem obigen Text entnehmen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo Elke,
wir hatten das selbe Problem. Wegen der DSGVO durfte nicht mal mehr ein Dienstplan ausgehangen werden, da dadurch personenbezogene Daten verletzt werden. Anschließend wollten wir das Problem mit einer Einwilligung umgehen, der stimmten aber nicht alle Mitarbeiter zu. Wir haben es mit einer Software (Werbelink von der Redaktion entfernt) gelöst, in der alle Mitarbeiter online nur ihre eigenen Arbeitszeiten einsehen können.
VG Jan
Dürfen wir Kunden gegenüber Auskunft
a) über den Abwesenheitsgrund
b) über die Abwesenheitsdauer geben?
Falls generell nein- ginge dies, wenn eine generelle Einverständniserklärung der Mitarbeiter eingeholt wird, die natürlich jederzeit widerrufen werden könnte?
Vielen Dank im Voraus!
Hallo Hans,
der Grund der Abwesenheit ist in aller Regel unerheblich und insbesondere bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten (zu Krankheiten) sollten Unternehmen besondere Vorsicht walten lassen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
bekommt dann jeder seinen eigenen dienstplan,wenn einer nicht zustimmt.oder wie läuft das dann
Hallo Jana,
dies scheint eine naheliegende und sinnvolle Möglichkeit zu sein. Alternativ könnte vielleicht nur diese Person einen eigenen Dienstplan erhalten.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Eine Mitarbeiterin hat über 8 Monate meine Dienstpläne ausgedruckt, um über mich Protokoll zu führen, wie oft ich Spätschicht arbeite und an wievielen Samstagen ich frei habe .
Was kann ich rechtlich einleiten.
Hallo Kathrin,
bei rechtlichen Fragen kann Ihnen nur ein Anwalt eine verbindliche Einschätzung geben. Wir dürfen keine Rechtsberatung erteilen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Dürfen auf dem Dienstplan die Plus und Minus stunden sehen, für alle ersichtlich sowie auch die Urlaubs und Kranktage
Hallo Patricia,
die Antwort auf Ihre Frage finden Sie im obigen Text. Es handelt sich dabei um personenbezogene Daten des Arbeitnehmers.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo!
Haben in der Firma eine heiße Diskussion über das neue Datenschutzgesetz geführt, was im Mai in Kraft tritt. Es gab Unstimmigkeiten darüber ob ein Fuhrparkbetreuer die Fahrtenbücher des Mitarbeiter einsammeln darf. Der Firmwagen ist personenbezogenen zugeteilt und nur der Mitarbeiter führt damit nur berufliche Fahrten durch.
Eine Klärung steht noch offen.
Fallen berufliche Fahrtenbucheintragungen von Mitarbeiter unter dem Datenschutz?
Gruß
Hallo Holgi,
grundsätzlich fallen alle personenbezogene Daten unter den Datenschutz. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese nie verwendet werden dürfen. Insbesondere arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und betriebliche Interessen können die Verarbeitung dieser Daten begründen. Wenden Sie sich an einen Datenschutzbeauftragten, um den konkreten Umgang mit den Mitarbeiterdaten abzuklären.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Darf mein Arbeitgeber mir verbieten den Dienstplan zu fotografieren wenn er offen ausgehängt wird?
Hallo Dorothea,
wenn Sie den Dienstplan fotografieren, der auch die personenbezogenen Daten anderer Personen enthält, nehmen Sie eine Datenverarbeitung vor. Wenden Sie sich am besten an den Datenschutzbeauftragten, um diese Frage zu klären.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo Dorothea,
da der Dienstplan ein Firmeninternes Dokument ist, darf dieser ohne entsprechende Genehmigung, unabhängig von der DSGVO nicht nach „außen“ verbreitet werden. Dies würde durch Fotografieren ja geschehen.
Darf in einem dienstplan den alle einsehen können stehen wer und wie lange jemand krank ist?
Hallo Michael,
der öffentliche Aushang eines Dienstplanes inklusive Vermerk über die Abwesenheiten ist in der Regel nur bei vorliegendem Einverständnis aller Betroffenen zulässig.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Wenn ich einen Dienstplan fotogafiere und allen die mit mir zusammen arbeiten per Whatapp schicke ,und alle untereinander wer ihn zuerst sieht ,sendet ihn weiter ,darf das vom Chef verboten werden?
Hallo Anni,
sofern eine entsprechende Einwilligung nicht vorliegt, ist die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte häufig nicht zulässig. Wenden Sie sich ggf. an den zuständigen Datenschutzbeauftragten.
Die Redaktion von Datenschutz.org