Das Wichtigste zum Datenschutz bei Drucker & Kopierer
Achten Sie darauf, dass sowohl der physische als auch der technische Zugriff auf Drucker im Unternehmen beschränkt und kontrolliert wird. Insbesondere beim Druck von personenbezogenen Daten (z. B. Bewerbungsunterlagen) ist der Zugang zu den Ausdrucken zu beschränken.
Ob privat oder in Unternehmen: Achten Sie bei der Verbindung eines Druckers über ein Netzwerk auf sichere Passwörter für das WLAN-Netz und Software zum Schutz vor Schadprogrammen auf den genutzten PCs.
Sind auf den Dokumenten personenbezogene Daten oder Betriebsgeheimnisse enthalten, sollten diese sicher vernichtet werden. Weiterführende Infos dazu finden Sie hier.
Nicht nur die DSGVO spielt beim Drucken eine Rolle
Inhaltsverzeichnis
Im alltäglichen Berufs- und Privatleben wird der Datenschutz häufiger berührt, als im ersten Moment für viele ersichtlich ist. So verwundert es kaum, dass auch bei der Nutzung von einem Drucker der Datenschutz eine wichtige Rolle spielt. Ob Sie nun Ihren Heimdrucker über das WLAN verbinden oder aber im Büro sensible Dokumente ausdrucken:
Der vorsichtige Umgang mit den Geräten ist dabei nicht nur wegen des Datenschutzes bedeutsam. Beim Drucken von Dokumenten im Berufsleben sind darüber hinaus auch oftmals Betriebsgeheimnisse berührt. Selbst diese sind häufig durch betriebliche Bestimmungen etwa im Arbeitsvertrag geschützt.
Wie aber können Sie Betriebsgeheimnisse und Datenschutz bei der Drucker-Nutzung wahren? Wir geben einige Tipps für den sorgsamen und sicheren Umgang mit Druckern.
Datenschutz beim Drucken von Bewerbungsunterlagen und Co sicherstellen
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Netzwerkdrucker nutzen, auf den unterschiedlichste Mitarbeiter Zugriff erhalten, ist insbesondere bei sensiblen personenbezogenen Daten Vorsicht geboten. Wenn Sie etwa im Bereich des Personalwesens regelmäßig Bewerbungsunterlagen mit sensiblen Informationen zu Bewerbern ausdrucken, sollte sichergestellt sein, dass keine unbefugten Personen auf diese Informationen Zugriff erhalten.
Das Zauberwort lautet „Zugriffskontrolle“: Bei der Nutzung von einem Drucker ist der Datenschutz vor allem dadurch gewährleistet, dass auf ausgedruckte Dokumente nur zulässige Personen Zugriff haben. Das bedeutet: Befindet sich das Gerät an einer Stelle, wo grundsätzlich auch andere Personen Zugang haben, sollten Dokumente immer direkt vom Drucker abgeholt werden. Sie lange im Ausdruckfach liegen zu lassen, würde den Datenschutz am Drucker aushebeln.
Um den Datenschutz bei Kopierer & Drucker zu erhöhen, sollten die Geräte im Unternehmen grundsätzlich an einer Stelle stehen, wo Unbefugte keinen Zugriff erhalten (z. B. Besucher des Unternehmens). Im Idealfall haben Personen, die mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, einen eigenen Drucker, um den Datenschutz zu gewährleisten. Auf diesen sollten dann Außenstehende keinen Zugriff haben. So können Sie Verstöße gegen die DSGVO beim Drucken von Dokumenten vermeiden.
Wichtig! Drucker erhöhen die Feinstaubbelastung in geschlossenen Räumen. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass Drucker separat aufgebaut und nicht in den direkten Arbeitsräumen des Personals untergebracht werden.
Weiterführende Informationen zur datenschutzkonformen Vernichtung von Akten und Ausdrucken
Zugriffskontrolle direkt am Gerät: WLAN-Einstellungen prüfen
Nicht nur über physische Zugangskontrolle lässt sich der Datenschutz bei der Drucker-Nutzung gewährleisten. Gerade bei WLAN-Druckern, die über die Internetverbindung im Netzwerk von unterschiedlichen Anwendern genutzt werden können, sollten zusätzliche Maßnahmen erfolgen. Insbesondere ist es von Bedeutung, das WLAN-Netz abzusichern, um unberechtigte Zugriffe zu vermeiden.
Das bedeutet vor allem: Innerhalb des Unternehmens, aber auch privat ist ein sicheres WLAN-Passwort unerlässlich. Unbefugte sollten hierauf keinen Zugriff erhalten. Damit ist also nicht nur der Zugang zu den Geräten selbst, sondern auch der Zugang zu Passwörtern einzuschränken, um bei Drucker und Kopierer den Datenschutz zu wahren. Sie können zusätzlich auch bei einzelnen Geräten über Pin-Codes oder ähnliche Lösungen den Zugriff einschränken.
Zudem sind Programme zur Schadsoftware-Abwehr unerlässlich, um auch beim WLAN-Drucker den Datenschutz zu gewährleisten. Nur über entsprechende Programme können Sie sicher verhindern, dass Unbefugte sich Zugriff auf Ihr WLAN-Netz, das Heim- oder öffentliche Netzwerk sowie Ihren Drucker verschaffen können. Sicherheit beim Druck kann also nur in Verbindung mit Datenschutz am PC funktionieren.
Sie sind noch auf der Suche nach einem geeigneten Netzwerkdrucker? Vergleichen Sie unterschiedliche Angebote, um einen geeigneten WLAN-Drucker für Ihr Unternehmen oder den Privatgebrauch zu finden. Da die Anforderungen an die Geräte im Privat- und beruflichen Gebrauch stark voneinander abweichen können, sollten Sie zunächst klären, in welchem Umfang Sie auf Ausdrucke angewiesen sind.
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Wir wollen einen Kopierer von Ricoh mieten. Interessant, dass man beim Drucken auch die DSGVO beachten muss. Das habe ich nicht gewusst. Mehr dazu: [von Redaktion entfernt]