Dateien, die sich auf Ihrem Computer befinden, weisen nicht selten sensible Inhalte auf. Das kann auch für Excel-Dateien gelten. Das Programm bietet Ihnen daher verschiedene Schutzoptionen an. Sie können entweder eine ganze Excel-Datei mit einem Passwort schützen oder einen Schutz auf Arbeitsmappen- oder Arbeitsblattebene hinzufügen.
Wodurch sich diese Möglichkeiten unterscheiden, erklären wir Ihnen im Folgenden. Gleich vorab sollte allerdings erwähnt werden, dass der Passwortschutz bei Excel keine unumstößliche Sicherheit bietet. Sie können damit zwar grundsätzlich erst einmal verhindern, dass jemand, der das Passwort für die Excel-Datei nicht hat, diese öffnen kann, aber wirklich vertrauliche Daten sollten Sie nach Möglichkeit nicht auf diese Art speichern.
Inhaltsverzeichnis
Excel-Datei durch Kennwort schützen
Microsoft Office bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Excel-Dokument mit einem Passwort zu schützen. Das funktioniert auf denkbar einfache Weise: Klicken Sie den Reiter „Datei“ und anschließend „Informationen“ an.
Wählen Sie jetzt nacheinander die Punkte „Arbeitsmappe schützen“ und „Mit Kennwort verschlüsseln“ aus. Daraufhin fordert Sie Excel auf, ein Passwort zu vergeben. Nach der Eingabe bestätigen Sie mit „OK“. Die Software wird Sie daraufhin bitten, die Eingabe im Feld „Kennwort erneut eingeben“ zu wiederholen und noch einmal mit „OK“ zu bestätigen.
Das war es schon: Sie haben eben eine Excel-Datei mit Passwortschutz ausgestattet. Dadurch haben Nutzer, die das entsprechende Passwort nicht kennen, keinen Zugriff mehr auf die Datei. Dementsprechend wird nicht nur das Öffnen verhindert, wenn Sie eine Excel-Datei mit einem Passwort schützen, sondern auch das Ändern von Inhalten.
Wollen Sie den Excel-Kennwortschutz wieder aufheben, navigieren Sie zu derselben Stelle, an der Sie das Passwort vergeben haben. Sind Sie bei „Mit Kennwort verschlüsseln“ angekommen, löschen Sie das eingetragene Kennwort einfach und bestätigen Sie diesen Schritt mit „OK“.
Bearbeitung eines Dokuments verhindern
Wollen Sie eine Excel-Tabelle nicht mit Passwort schützen, aber dennoch verhindern, dass andere Benutzer das Dokument bearbeiten, gibt es auch hierfür Möglichkeiten. Der Zugriff auf die Datei bleibt somit für andere bestehen, da Sie ja kein Passwort erstellt haben. Diese Möglichkeiten können allerdings zum Teilleicht umgangen werden.
Wenn Sie keinen Kennwortschutz für eine Excel-Datei einrichten, aber anderen Benutzern signalisieren wollen, dass diese nicht bearbeitet werden soll, können Sie folgendermaßen vorgehen: Folgen Sie dem Pfad Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen > Als abgeschlossen kennzeichnen. Excel zu öffnen, ohne ein Passwort eingeben zu müssen, ist jetzt zwar möglich, aber nun ist die Datei schreibgeschützt. Das kann allerdings von einem Nutzer ignoriert werden, indem er auf „Trotzdem bearbeiten“ klickt. Wenn Sie die Excel-Datei mit einem Passwort schützen, kann das hingegen nicht „ignoriert“ werden.
Arbeitsmappen- und Arbeitsblattebene schützen
Ein ganzes Excel-File mit einem Passwort zu schützen, ist nicht die einzige Möglichkeit, den Zugriff bzw. die Bearbeitung einzuschränken. Sie können auch die Struktur der Arbeitsmappe schützen.
Dadurch verhindern Sie, dass Arbeitsblätter von anderen Nutzern gelöscht, hinzugefügt, ausgeblendet oder umbenannt werden können. Klicken Sie dazu in Ihrer Mappe den Reiter „Überprüfen“ und dann „Arbeitsmappe schützen“ an. Daraufhin können Sie in Ihrer Excel-Datei ein Passwort vergeben, das sich allerdings nicht auf das gesamte Dokument bezieht.
Eine weitere Möglichkeit, Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einzuschränken, ohne die gesamte Excel-Datei mit einem Passwort schützen, ist der Arbeitsblattschutz. Damit können Sie beispielsweise festlegen, dass Benutzer nur Zeilen und Spalten hinzufügen können. Sie können auch bestimmten, dass nur bestimmte Zeilen bearbeitet werden dürfen. Hierfür müssen Sie unter der Registerkarte „Überprüfen“ auswählen, dass Sie das „Blatt schützen“ wollen. Ein Passwort sowie die Möglichkeiten, die Sie anderen zugestehen wollen, können Sie hier ebenfalls festlegen.
Fazit: Tipps, um eine Excel-Datei durch ein Passwort zu schützen
Um eine Excel-Liste mit einem Passwort zu schützen, können folgende Tipps hilfreich sein:
- Merken oder notieren Sie sich das Passwort, mit dem Sie eine Excel-Datei schützen gut, denn Sie können es nicht durch Microsoft wiedererlangen.
- Sie können auf unterschiedliche Weise verhindern, dass eine Excel-Datei bearbeitet wird, ohne ein Passwort für das gesamte File zu erstellen.
- Es ist zwar möglich, Excel durch ein Passwort zu schützen, aber dieses kann trotzdem geknackt werden. Geben Sie passwortgeschützte Excel-Dateien mit sensiblen Daten daher nicht zu schnell weiter.
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Liebes Team von Datenschutz,
ich möchte mich bei Ihnen für Ihren informativen Beitrag zum Thema Passwortschutz von Excel-Dateien bedanken. Ihre Erklärungen waren sehr verständlich und haben mir geholfen, meine Dateien besser zu sichern.
Besonders gut gefallen haben mir die drei Bilder, die das Thema passend unterstützt haben. Das Bild mit der Rechnermaus in einer weiblichen Hand hat mir gezeigt, wie einfach es ist, Daten auf einem Computer zu verarbeiten. Das Bild mit dem jungen Mann am Schreibtisch hat das Thema gut visualisiert und mich dazu inspiriert, selbst aktiv zu werden und meine Daten besser zu schützen.
Vielen Dank für Ihre Arbeit und Ihr Engagement in diesem Bereich!
Ich habe auf die Anzeigen geklickt, um meinen kleinen Beitrag zu Ihrer Karriere zu leisten. 🙂
Beste Grüße