Das Wichtige zum Datenschutz im Homeoffice in Kürze
Das A und O ist sicherlich die Bereitstellung geeigneter technischer Geräte wie Betriebslaptops. Diese können die Arbeitgeber so einrichten (lassen), dass ein Höchstmaß an technischen Maßnahmen getroffen wurde, um die Datensicherheit zu gewährleisten – das gilt nicht nur im Homeoffice, sondern auch generell beim Datenschutz am Arbeitsplatz. Welche Punkte Sie hierbei berücksichtigen können, erfahren Sie hier.
Im Wesentlich gilt es, den Zugriff zu Arbeitsgeräten und betrieblichen Unterlagen zu schützen. Leben Sie nicht allein, richten Sie Ihren Arbeitsplatz so ein, dass Mitbewohner, Familienmitglieder & Co keinen Einblick in Ihre Arbeitsmaterialien nehmen können. Und natürlich: Nutzen Sie stets sichere und starke Passwörter für Zugänge zu Nutzerkonten.
Begeht ein Angestellter einen Datenschutzverstoß, so haftet in der Regel deren Arbeitgeber hierfür. Zwar können bei mutwilligen oder vertraglichen Zuwiderhandlungen auch Vertragsstrafen vereinbart werden, die Datenschutzbehörden werden aber zumeist den Arbeitgeber in die Pflicht nehmen. Umso wichtiger ist ein umsichtiges Handeln von allen Beteiligten erforderlich. Es gilt: Vertrauen ist gut, etwas Kontrolle aber auch.
Datenschutz im Homeoffice: Corona-Pandemie als Chance für verbessertes mobiles Arbeiten
Inhaltsverzeichnis
Mit Voranschreiten der technologischen Entwicklungen und zunehmenden Digitalisierung steigt auch der Anteil an Menschen, die zumindest ab und an von zu Hause aus arbeiten. Die Telearbeit, umgangssprachlich kommt eher der Begriff “Homeoffice” zur Anwendung, stellt dabei eine wesentliche Chance dar, für Arbeitgeber und -nehmer – nicht nur während der Corona-Krise. Der Ausfall von langen Fahrtwegen ins Büro oder zu Kunden ermöglicht etwa eine verbesserte Work-Life-Balance. Allerdings birgt sie auch Gefahren. Neben einer potentiell aufgehobenen Grenze zwischen Berufs- und Privatleben stellt sich oft die Frage, wie es im Homeoffice um Datenschutz und Betriebsgeheimnisse gestellt ist.
Im Grunde ist alles eine Frage der richtigen Vorbereitung. Das A und O bei der Telearbeit, das nicht nur die Angestellten, sondern auch die Arbeitgeber in Sachen Datensicherheit & Datenschutz im Homeoffice am besten schützen kann: die Bereitstellung entsprechender Arbeitsmaterialien. Arbeitslaptop und Arbeitshandy können von Arbeitgebern nämlich so eingerichtet werden, dass die Daten auf den Geräten optimal geschützt sind, sei es über Verschlüsselungen oder Antivirensoftware.
Darüber hinaus aber sind auch eine entsprechende Schulung und eine geeignete Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern von Bedeutung. Solche sind auch in Arbeitsverträgen häufig bereits fester Bestandteil und müssen ggf. nur noch auf die besonderen Voraussetzungen abgestimmt werden, um auch im Homeoffice Betriebsgeheimnisse und Datenschutz zu gewährleisten.
Betriebsgeheimnisse, personenbezogene Daten & die DSGVO: Bei Homeoffice entsprechende Datenschutz-Vereinbarung treffen!
Nicht in jedem Fall sind bei der Heimarbeit auch tatsächlich personenbezogene Daten Dritter betroffen, die dem Datenschutz unterliegen. Schon allein die Wahrung von möglichen Betriebsgeheimnissen aber sollte die Betroffenen dazu animieren, sich intensiv mit der Thematik Datensicherheit zu befassen. In einer betrieblichen oder arbeitsvertraglichen Zusatzvereinbarung etwa können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten im Homeoffice aufklären, um Datenschutz und bzw. oder Betriebsgeheimnisse vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Mögliche Vereinbarungen, die in einer entsprechenden Belehrung zu Datenschutz & Co. im Homeoffice getroffen werden können, wären etwa die Folgenden:
- ausschließliche Nutzung der vom Arbeitgeber bereitgestellten Geräte bei der Arbeit im Homeoffice (private Laptops oder Handys dürften in diesem Fall z. B. nicht für betriebliche Tätigkeiten genutzt werden)
- Untersagung der privaten Nutzung von Dienstgeräten sowie des Anschlusses von privater Hardware (um die Gefahr möglicher Schwachstellen durch Malware zu verringern)
- Laptop/Unterlagen nie unbeaufsichtigt bzw. frei einsehbar zu Hause stehen oder liegen lassen, das ist insbesondere von Interesse, wenn die Beschäftigten nicht alleine leben und so potentiell auch unbefugte Dritte Einsicht nehmen könnten (Möglichkeiten wären etwa: zusätzlich abschließbare Rollcontainer oder Ähnliches zur Verfügung stellen, Blickschutz für Bildschirm sicherstellen, beim Verlassen des Arbeitsplatzes stets Bildschirmsperre aktivieren usf.)
- klare Regeln zur Passwortsicherheit treffen (sichere Passwörter wählen, Laptop mit Passwort vor unbefugtem Zugang schützen, Passwörter nie handschriftlich irgendwo hinterlegen, ggf. Nutzung einer Passwort-Tresor-Software oder Zwei-Faktor-Authentifizierungen nutzen u. v. m.)
- Festlegung fester Arbeitszeiten oder Kernarbeitszeiten, um die Erreichbarkeit der Angestellten im Notfall zu garantieren
- bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten oder Betriebsgeheimnissen festlegen, wie die sichere Datenverarbeitung im Homeoffice zu gestalten ist (z. B. auch bei Ausdrucken von Bewerbungsunterlagen oder Betriebsinterna bezüglich der sicheren Aufbewahrung und Entsorgung)
- Vorgaben für die regelmäßige Datensicherung treffen (z. B. Zeitintervall festlegen, Backup-Software nutzen, Hinterlegen der Daten in eine geschützte betriebliche Ablage wie einer Cloud) sowie regelmäßige System-Updates durchführen
- Zugriffsrechte beschränken (z. B. Einrichtung eines Admin-Kontos sowie Beschränkung der Berechtigung zur Installation neuer Software durch Festlegung eines Admin-Passwortes)
- Einrichtung eines Remote-Zugangs, durch den im Zweifel auch der Fernzugriff auf die Arbeitsgeräte erfolgen kann
- Internetverbindung nur über abgesichertes Netzwerk herstellen (Internetverbindung sollte durch sicheres Passwort geschützt sein)
- Verschlüsselung der zur Verfügung gestellten Geräte
- bei Online-Konferenzen oder betrieblichen Telefonaten sicherstellen, dass kein unbefugter Dritter dem Gespräch folgen kann
- u. v. m.
Im Übrigen: Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) dürfen auch im Homeoffice gemäß DSGVO keine privaten Endgeräte verwendet werden. Die Daten unterliegen nämlich dem besonderen Datenschutz. Spätestens hier sollte der Arbeitgeber mithin geeignete Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen.
Datensicherheit- & Datenschutzschulung auf besondere Herausforderungen im Homeoffice anpassen
In Unternehmen ist der Umgang mit Betriebsgeheimnissen oder personenbezogenen Daten regelmäßig bereits innerhalb des Arbeitsvertrags geregelt. Die Mitarbeiter erhalten dabei auch entsprechende Schulungen und stimmen der Kenntnisnahme durch Unterschrift zu.
Da das Homeoffice für den Datenschutz und die Sicherheit von Betriebsgeheimnissen besondere Fallstricke bereithalten kann, sollten Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer gezielt eine gesonderte Datenschutzerklärung fürs Homeoffice unterzeichnen lassen. Vorab bedarf es also einer gezielten Auseinandersetzung insbesondere mit folgenden Fragen:
- Welche Daten werden verarbeitet?
- Auf welche Informationen müssen die einzelnen Angestellten zugreifen können?
- Wie sollte der Heimarbeitsplatz gesichert sein?
- Welche technischen Anforderungen sind zu stellen?
- Auf welche Besonderheiten müssen die Angestellten hingewiesen werden?
Erst nach einer genauen Analyse kann eine geeignete Vereinbarung zum Datenschutz im Homeoffice errichtet werden, die sich an den spezifischen Besonderheiten des Einzelfalles orientiert. Eine Nutzung pauschaler Muster ist mithin zumeist nicht sinnvoll. Um Datenschutz und Homeoffice unter einen Hut zu bekommen, ist es hingegen ratsam, sich mit einem Datenschutzbeauftragten bezüglich der besonderen Anforderungen im Unternehmen kurzzuschließen.
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