Mitarbeiterbefragung: Datenschutz beim Feedback

Was ist bei einer Mitarbeiterbefragung in puncto Datenschutz zu beachten?

Mitarbeiterbefragungen dienen der Rückmeldung zu betrieblichen Abläufen und damit mittelbar deren Verbesserung. Da sie subjektive Einschätzungen der Mitarbeiter erheben und somit bei einer ehrlichen Beantwortung durchaus auch Kritik enthalten können, müssen bei ihrer Durchführung einige Punkte beachtet werden, die in den Bereich des Datenschutzes am Arbeitsplatz fallen.

Da es sich um Bewertungen handelt, die hier eingeholt werden, müssen solche Mitarbeiterbefragungen auf freiwilliger Basis geschehen. Für eine zwingende Teilnahme fehlt die Rechtsgrundlage, weil es hier um personenbezogene Daten geht. Eine Einwilligung ist daher notwendig.

In der Praxis ist es allerdings sicherlich schwierig, bei einer Mitarbeiterbefragung den Datenschutz auf diese Weise zu beachten, da die Arbeitnehmer trotz einer freiwilligen Teilnahme auf der Basis einer Einwilligung fürchten könnten, Nachteile zu erleiden, wenn sie ihre Meinungen offenlegen. Dies könnte zu geringer Teilnahme oder wenig aussagekräftigen Antworten führen.

Durchführung einer Mitarbeiterbefragung: Anonym oder nicht?

Eine elegante Variante, diese Schwierigkeit zu umgehen, besteht darin, aus der freiwilligen zusätzlich eine anonyme Mitarbeiterbefragung zu machen. Datenschutz und Privatsphäre können so in hohem Maße gewahrt werden. Dies senkt nicht nur die Schwelle für die Arbeitnehmer, auch an der Befragung teilzunehmen, sondern bietet für sie auch einen Rahmen, um tatsächlich wahrheitsgemäße Angaben zu machen.

Daher muss eine anonyme Mitarbeiterbefragung einen Fragebogen aufweisen, der auf dieses Ziel hin konzipiert ist. Sollte sich aus den Antworten oder einer Kombination verschiedener Antworten eine konkrete Person identifizieren lassen, so ist der Datenschutz bei dieser Mitarbeiterbefragung bereits nicht mehr ausreichend gegeben.

Transparenz bei der Mitarbeiterbefragung

Um sicherzustellen, dass bei der Mitarbeiterbefragung der Datenschutz durch Anonymität gewahrt ist und dass die Arbeitnehmer diesem Fakt auch vertrauen, ist Transparenz erforderlich. Die Mitarbeiter sollten also über alle Aspekte, die die Umfrage betreffen, genau informiert werden. Hierzu gehört zum Beispiel:

• Ablauf der Umfrage: Wie ist das genaue Vorgehen?
• Gegenstand der Befragung: Wonach wird konkret gefragt?
• Zweck: Wozu dient die Mitarbeiterbefragung?
• Personen: Durch wen und für wen erfolgt die Erhebung und Verarbeitung der Daten?

Das Befolgen dieser Schritte gewährleistet nicht nur den bei der Mitarbeiterbefragung nötigen Datenschutz im Unternehmen, sondern erhöht auch den potentiellen Nutzen der Umfrage dadurch, dass Mitarbeiter eher geneigt sind, teilzunehmen.

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Über den Autor

Louisa N.

Louisa hat Informatik an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin studiert und mehrere Jahre im Bereich IT-Sicherheit gearbeitet. Seit 2018 ist sie Redakteurin bei datenschutz.org und unterstützt unser Team mit ihrer Expertise. Ihre Texte befassen sich u. a. mit Themen wie Datenlöschung und Datenrettung.