Das Wichtigste zum Datenschutz bei einer Personalakte in Kürze
- In der Personalakte sind umfangreiche und sensible personenbezogene Daten enthalten. Aus diesem Grund fallen auch diese Dokumente – ob elektronisch oder in Papierform (!) – unter den Datenschutz.
- Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass nur ein kleiner Personenkreis im Bereich Personalwesen Einsicht in die Personalakte erhalten. Der Datenschutz bestimmt zudem die ausreichende Sicherung vor unbefugter Einsichtnahme.
- Jeder Arbeitnehmer ist befugt, von seinem Auskunftsrecht Gebrauch zu machen und die in seiner Personalakte hinterlegten Daten zu prüfen. Falsche und unzulässig erhobene Daten kann er löschen, sperren oder berichtigen lassen.
Inhaltsverzeichnis
Die Vertraulichkeit der Personalakte
In einer Personalakte befinden sich mitunter sehr sensible personenbezogene Daten über den jeweiligen Arbeitnehmer. Neben dem Lebenslauf, Beurteilungen und Zeugnissen sowie Adress- und Kontodaten können das auch Informationen über die Gesundheit des Betroffenen (z. B. Atteste) oder sogar dessen Religion sein. Es können also mitunter auch besonders schützenswerte personenbezogene Daten in der Personalakte enthalten sein.
Nicht jedem Arbeitnehmer ist dabei bewusst, dass auf Grundlage einer solch umfassenden Datensammlung nicht nur ein exaktes Profil erstellt werden kann. Darüber hinaus kann der Missbrauch von Daten wie der Steuer-Identifikationsnummer auch zu einem wirtschaftlichen Schaden führen.
Aufgrund dieser sensiblen Inhalte ist insbesondere bei einer jeden Personalakte der Datenschutz streng zu beachten. Doch was genau bedeutet das?
Datenschutz beachten: Die Personalakte ist auch Eigentum des Arbeitnehmers!
Aufgrund der enthaltenen personenbezogenen Daten in der Personalakte ist der Datenschutz im jeweiligen Unternehmen zu gewährleisten. Das bedeutet vor allem die Einhaltung der wichtigen Datenschutzgrundsätze:
- Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt.
- Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
- Die Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Es dürfen nur solche Daten gesammelt werden, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (§ 26 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG).
Wer darf die Personalakte laut Datenschutz einsehen?
Zudem gilt es beim Datenschutz zu berücksichtigen, dass nur Befugte Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben dürfen. Sie müssen entsprechend vor dem unbefugten Zugriff Dritter bewahrt werden. Das gilt analog auch für jede Personalakte. Im öffentlichen Dienst finden sich entsprechende Vorschriften zum Datenschutz in der Personalabteilung u.a. im Bundesbeamtengesetz (§§ 106 bis 115 BBG).
Wesentliche Bestimmungen diesbezüglich sind:
- Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln.
- Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG).
- Nur Personen, die in der Personalverwaltung arbeiten oder mit Personalangelegenheite betraut sind, dürfen die Akte einsehen.
- Der Kreis der Einsichtsberechtigten muss nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 15. Juli 1987 vom Vorgesetzten möglichst klein gehalten werden (Aktenzeichen: 5 AZR 215/86).
- Auch bei Berechtigung ist die Einsicht in die Personalakte jedoch nur dann zulässig, wenn dies zum Zwecke der Personalverwaltung bzw. einer Personalangelegenheit erfolgt. Also auch Personalverwalter dürfen nicht beliebig Einsicht nehmen. Und auch der Vorgesetzte darf sich nicht einfach beliebig der Personalakten bedienen.
Da nicht immer jeder Personalverwalter und Einsichtsberechtigter alle Informationen in der Personalakte einsehen können muss, sind unterschiedliche Vorgänge denkbar, die die Einsichtnahme jedes Mal beschränkt. Neben der Absonderung einzelner Daten in einer gesonderten Personalakte kann der Datenschutz etwa auch erhöht werden, indem sämtliche Dokumente in dem Ordner in separierten Briefumschlägen aufbewahrt werden. Auf diesem kann dann ggf, zusätzlich jede einzelne Einsichtnahme vermerkt werden.
Im Hinblick auf eine digitale Personalakte könnte der Datenschutz ggf. besser gewahrt werden, indem einzelne Abschnitte in der Akte nur separat über Passwörter einsehbar wären. Diese Passwörter könnten dann den jeweils Berechtigten ausgehändigt werden.
Auskunftsrecht des Arbeitnehmers
Da die Personalakte dem Datenschutz unterliegt, gelten diesbezüglich auch dieselben Rechte auf Seiten der Betroffenen. Das wichtigste hierunter ist das Recht auf Auskunft. Das bedeutet in diesem Fall, dass neben den Personalern vor allem auch der Eigentümer der in der Personalakte enthaltenen personenbezogenen Daten diese einsehen darf: der Arbeitnehmer.
Sie können also gegenüber Ihrem Arbeitgeber bzw. dem Personalverwalter die Einsichtnahme beantragen. Das Auskunftsrecht soll dem Betroffenen ein gewisses Maß an Kontrolle über die zu seiner Person gespeicherten Daten gewährleisten.
Sie können bei der Einsichtnahme in Ihre Personalakte die vom Datenschutz vorgegebenen Bestimmungen prüfen: Sind veraltete, falsche oder widerrechtlich erhobene personenbezogene Daten in der Personalakte hinterlegt? Wurden Lösch- und Sperrfristen für einzelne Daten beachtet?
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Darf die IT-Abteilung in alle Daten schauen und darf sie auch uneingeschränkt in die elektronische Personalakte schauen bei allen Mitarbeitenden oder muss da ein Sicherheitsschutz installiert sein.
Was passiert, wenn in der Akte Vorgänge mit personenbezogenen Daten (im Form einer Beschwerde gegen den Mitarbeiter) enthalten sind? Gelten diese dann als schützenswert und müssen geschwärzt werden?
Moin, darf der Geschäftsführer die Mitarbeiter- / Personalakten einem neuen Kollegen, der dann Leiter einer Verwaltung( nicht Personalabteilung) wird, die Akten zur Kenntnis vorlegen ?
Und darf der GF, durch eine Programm ohne unseres Wissens unsere Dienstmails mitlesen( durch illegalen Empfang) der GF wird nicht in CC gesetzt ?
Darf ich als Arbeitnehmer bei Verdacht von Mobbing eine Notiz meinerseits preventiv in meine Personalakte einfügen lassen. Diese geschieht nicht um gegen die Art und Weise wie ich behandelt werde vorzugehen sondern im Fall der Eskalation der Arbeitgeberseite vorgebaut zu haben. Ich möchte mich damit nur dagegen absichern, dass eine Vorgeschichte hinterlegt ist die bei einem Vorfall erklärend wirken kann. Muß diese Notiz vorher mit dem Vorgesetzten bersprochen und genehmigt werden?
Meine Frage:
Wenn der Arbeitnehmer nicht mehr bei dem Unternehmen / Arbeitgeber beschäftigt ist, hat er dann auch weiterhin das Recht auf Auskunft und Einsichtnahme? Wie lange muss ein Arbeitgeber / Unternehmen die Personalakte aufbewahren?
Gibt es besondere Voraussetzungen die erfüllt werden müssen wenn man eine Umstrukturierung der Personalakte vor hat. Also von der Papierakte in die digitale Personalakte. Welche rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen müssten denn dafür erfüllt werden?
(Frage für meine Bachelorarbeit)
Hallo, wie ist es mit der Einsicht in die Zeiterfassung, habe ich das Recht in mein Stundenkonto einzusehen??
Der Schichtleiter meiner Mutter erzählt in der ganzen Firma rum welche Prozentanzahl meine Mutter in der Arbeit leistet, fällt dies auch unter Persönliche Daten?
Was können wir tun um so etwas zu verhindern?
Was wenn mein Arbeitgeber meine Personal Akte verschlammt verloren oder sonst irgendwie abhanden gekommen ist?
Was kann ich tun?
Ich habe Nachricht erhalten über den Verlust meiner Personalakte. „Sie wurde VERMUTLICH irrtümlich vernichtet“
Welche Rechte habe ich gegenüber meinem Arbeitgeber, wenn mit z.B. mit meiner SteuerID „Schabernack“ getrieben wird und mir Schäden entstehen?
Beim „normalen“ Arbeitnehmer scheint die Sache klar zu sein:
Der potentielle neue Arbeitgeber kommt nicht an die Personalakte des aktuellen Arbeitgebers.
Doch wie seht es da eigentlich im öffentlichen Sektor aus?
Bewirbt man sich z.B. als Angestellter eines Bundeslandes im TV-L auf eine Stelle des TV-L im gleichen Bundesland, oder als Angestellter des Bundes im TVöD hin zu einer neuen Stelle im TVöD, dann wird zwingend nach einem positiven Bewerbungsgespräch von der neuen potentiellen Dienststelle die alte Personalakte der alten Dienststelle angefordert und eingesehen.
Passt alles, wird man von der neuen Dienststelle bei der alten Dienststelle angefordert, von der alten Dienststelle erhält man eine Abordnung zu neuen Dienststelle und die alte Personalakte wird übernommen –
das ist oft recht unangenehm aber logisch, denn man bleibt ja Angestellter des jeweiligen Bundeslandes, bzw. weiterhin Angestellter Bundes im gleichen Tarifvertrag.
Was passiert jedoch, wenn man sich über die Tarifgrenzen, z.B. als Angestellter eines Bundeslandes zu einem anderen Bundesland oder gar zum übergeordneten Bund wechselt – oder gar umgekehrt – bewirbt?
Wie mir bekannt, muss dann der Angestellte seine alte Anstellung kündigen und kann nicht einfach „versetzt“ werden, um bei seinem neuen Dienstherren eingestellt zu werden.
Das würde für mich logisch darauf hindeuten, dass entsprechend die aktuelle Personalakte nicht vom neuen potentiellen Arbeitgeber angefordert werden kann bzw. die Bitte des neuen Arbeitgebers diese bei der alten Behörde einzusehen unverhältnismäßig wäre, da es sich um verschiedene Tarifverträge handelt.
Denke ich da richtig?
Wie sieht das ganze mit Blick auf eine Sicherheitsüberprüfung (SÜG) beim neuen Arbeitgeber aus? Darf z.B. der Bund von einem Bewerber eines Landes die Personalakte des (noch-)Arbeitgebers anfordern…?
Darf ein anderes Bundesland die Personalakte eines anderen Bundeslandes anfordern? Und wie sieht es hier mit der Sicherheitsakte aus?
Persönlich finde ich das recht eigenartig, dass ein bereits Angestellter im öffentlichen Sektor immer auf einem heissen Stuhl sitzt, wenn er sich bei einer anderen Landes/Bundes-Behörde bewirbt: „Schön dass Sie mich zum Gespräch einladen und sich für mich entscheiden wollen, wenn Sie anschließend meine Personalakte, Sicherheitsakte, etc. pp. beim aktuellen Arbeitgeber eingesehen haben… bei dem ich dadurch GANZ sicher keine Nachteile habe, wenn Sie mich dann doch nicht nehmen, weil ihnen irgendetwas nicht gefallen hat…“
Wenn meine Annahme oben richtig ist, dann kann man sich ja immer nur „nach oben“ bewerben, oder immer „weg“ von Kommune zu Land, von Land zu Bund, um seinen aktuellen Job bzw. das Arbeitsklima nicht auf’s Spiel zu setzen.
Hallo
Wir haben unser RZ von der CH nach DE verlegt. Nun meine Frage, wie sieht das Rechtlich aus wenn wir nun auch die Personaldaten von den CH Arbeitnehmern im RZ DE Archiviert haben? Was müssen wir beachten ? Was schreibt uns der Gesetzgeber vor?
Würde mich über eine Antwort freuen
Hallo,
Darf der Arbeitgeber über meine Kündigung in der Firma mit anderen Mitarbeitern sprechen, ( Grund und Art der Kündigung.) Die Frage kommt daraus, weil mein damaliger Teamleiter mit anderen Mitarbeitern über meine Kündigung gesprochen hat. Ex Mitarbeiter fragen mich immer, ob das stimmt das ich Fristlos gekündigt wurde, daher stimmt nicht mal die Art der Kündigung, weil ich hab mit dem Arbeitgeber ein Aufhebungsvertrag gemacht.
Danke für die Antwort
Hallo, wenn ein Vorgesetzter ein Gespräch mit seinem Mitarbeiter führen möchte, sagen wir mal zum Thema Fehlzeiten, darf die Personalverwaltende Stelle die Informationen herausgeben, hier wann und an welchen Tagen der Mitarbeiter krank war?
Danke für die Antwort.
Hallo,
in einem arbeitsgerichtlichen Prozess, in dem es auch um Akteneinsicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ging, hat der Gegenanwalt ohne meine Wissen und meine Zustimmung meine Personalakte eingescannt und herumgeschickt. Ist das zulässig?
Hallo ich habe eine Frage. Ich habe einen Gewerbeschein den ich vor etlicher Zeit meinen Arbeitgeber als Kopie gegeben habe. Nur passieren bei uns plötzlich Dinge die mich zum Nachdenken gebracht haben.Plötzlich will der Arbeitgeber das Untersagen das die Leute noch einen Nebenjob machen.Und die Leute die das nicht angemeldet haben es ganz verbieten. Nun ist es bei mir so ich habe aber meinen Gewerbeschein schon 2 x dort abgegeben wegen einer Änderung.Und komischer Weise sagt nun die Personalabt das ich nie einen Abgegeben habe? Was kann ich jetzt da tun? Meine Nebentätigkeit hat in keinsterweise was mit meinem Hauptjob zu tun.Der Hauptgeschäftsführer hat selber noch 2 andere Job als Geschäftsführer zwar in der Gleichen Geselschaft aber noch im gleichen Unternehmen.Habe ich überhaupt noch Chancen?
Hallo,
bitte wenden Sie sich mit Ihrer Frage ggf. an einen Anwalt für Arbeitsrecht. Eine datenschutzrechtliche Ebene ist an dieser Stelle nicht zu erkennen.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Ist das Auslegen der unverpackten, frei einsehbaren monatl. Lohnabrechnungen im Mitarbeiterraum/Aufenthaltsraum zulässig? Alle Mitarbeiterdaten sind für jeden Mitarbeiter frei einsehbar (Steuer ID, Religion, Gehalt, Steuerklasse etc.).
Dürfen aus der Personalakte Teile entfernt werden bevor der Arbeitnehmer Einsicht erhält? Handschriftliche Notizen, E-Mail-Ausdrucke etc?
Darf mein direkter Vorgesetzter ( Schichtleiter) Mitarbeitergespräche, Krankengespräche und ähnliche Aufzeichnungen in seinem Büroschrank lagern?
Guten Tag.
Ich habe eine Frage und zwar habe ich mich kürzlich im nicht Guten von meinem kirchlichen Arbeitgeber getrennt.dieser sagte das dies ein Eintrag in meiner PA zur Folge habe.Kann ich diesen nachträglich löschen lassen?Und könne andere kirchliche Arbeitgeber Zugriff darauf nehmen?Ich Frage da ich seitdem keine Anstellung mehr finde.
MfG Andy
…wie müssen Papier-Personalakten verschickt werden, wenn die Personalabteilung z.B. von HH nach Berlin verlegt wird,
um den Datenschutz zu gewährleisten?
Vielen Dank und Grüße
Lutz
wie müssen Personalakten gelagert sein , in Holzschrank ? Gibt es hier eine Auflage , welche den AG zwingt diese in Stahlschränken aufzubewahren, denke an Brandschutz. Benötige die Inforamtion in Bezug auf Betriebsratsarbeit, hier unsere Personalverantwortlichen zu unterstützen.
Danke und Grüsse…Ilona
Hallo Ilona,
bitte wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens, um sich über die nötigen Sicherheitsmaßnahmen bei der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten zu informieren.
Die Redaktion von Datenschutz.org
Hallo
Wie sieht es nach Ende einer Beamtenrechtlichen Laufbahn aus ? Ich bin nach 5 jahren als Beamter ausgestiegen. Darf die Stadt meine Unterlagen einfach behalten?
Hallo Oliver,
zahlreiche Unterliegen unterliegen einer Mindestaufbewahrungsdauer. Bitte wenden Sie sich an Ihren ehemaligen Arbeitgeber, um ggf. in Erfahrung zu bringen, welche Löschfristen in diesem Fall greifen.
Die Redaktion von Datenschutz
Nicht nur das! Gerade Behörden übergeben Personalakten an Archive, dort können diese nach einer Schutzfrist von jedermann eingesehen werden. Ich habe noch keine Grundlage für ein „Recht auf Vergessen werden“ bei Papierakten gefunden. Was sagt der Datenschutz dazu?
Auf welche Daten der Personalakte hat der Vorgesetzte keinen freien Zugriff?
Hallo Manfred,
das richtet sich in der Regel nach der betrieblichen Situation (Vorgesetzter einer Abteilung oder Unternehmensleitung). Die Unternehmensleitung hat häufig das Anrecht unbeschränkten Einblick, Vorgesetzte einer Abteilung zumindest insoweit die Angaben die Mitarbeit betreffen. Wenden Sie sich bitte zur Klärung an die Personalstelle/den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens.
Die Redaktion von Datenschutz.org