Das wichtigste zur Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeiter in Kürze
Zu unterscheiden ist hier zwischen allgemeinen Geheimhaltungspflichten im Dienstverhältnis, die regelmäßig Bestandteil von Arbeitsverträgen sind, und einer Vertraulichkeitsvereinbarung, die Mitarbeiter für den Umgang mit personenbezogenen Daten zusätzlich abschließen. Erstere beziehen sich zunächst auf die Wahrung betrieblicher Geheimnisse, letztere auf die Geheimhaltungspflichten gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Angestellte, die in einem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen in aller Regel eine entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarung unterschreiben.
Neben möglichen Vertragsstrafen für Geheimnisverrat kann der Betroffene im Falle eines Datenschutzverstoßes auch mit entsprechenden Sanktionen belegt werden. Infos hierzu finden Sie im Strafen- und Bußgeldkatalog zum Datenschutz.
In der Verschwiegenheitvereinbarung sind die Mitarbeiter zum einen auf Ihre Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten hinzuweisen. Darüber hinaus enthält sie auch regelmäßig Angaben zu den möglichen Konsequenzen einer Zuwiderhandlung. Eine unverbindliche Vorlage für eine Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeiter finden Sie hier.
Datenschutz im Unternehmen: Auch Angestellte stehen in der Pflicht
Inhaltsverzeichnis
In Unternehmen spielt Geheimhaltung nicht nur eine wichtige Rolle, wenn es um die Wahrung von Betriebsgeheimnissen geht. Insbesondere, wenn innerhalb des Unternehmens personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss auch der Umgang mit diesen sorgfältig geregelt sein. Sie müssen vertraulich behandelt werden. Arbeitgeber sind dabei dazu verpflichtet, ihre Angestellten, die im Bereich der Datenverarbeitung tätig sind, entsprechend auf die Geheimhaltungspflichten hinzuweisen.
Als Nachweis über eine entsprechende Unterweisung auch gegenüber Datenschutzbehörden dient dann eine Verschwiegenheitserklärung, die die Mitarbeiter entsprechend unterzeichnet haben. Doch was sollte eine solche Verschwiegenheitsvereinbarung enthalten? Sind Mitarbeiter verpflichtet, diese zu unterschreiben? Und was passiert, wenn die Geheimhaltungsvereinbarung von einem Arbeitnehmer nicht eingehalten wird?
Geheimhaltung und Vertraulichkeit im Arbeitsverhältnis
Mitarbeiter können in Bezug auf unterschiedliche Aspekte von ihren Arbeitgebern zur Verschwiegenheit verpflichtet werden:
- Betriebsgeheimnisse
- personenbezogene Daten von Dritten
- personenbezogene Daten von anderen Mitarbeitern
Während in einem Arbeitsvertrag regelmäßig auch eine Klausel zur Wahrung des Betriebsgeheimnisses enthalten sind, kann mit der DSGVO eine zusätzliche Verschwiegenheitsvereinbarung für einzelne Mitarbeiter erforderlich sein. Kommen diese in Berührung mit personenbezogenen Daten, verarbeiten sie diese im Auftrag des Arbeitgebers oder können sie theoretisch auf diese zugreifen, müssen sie entsprechend belehrt werden.
Die Datenschutzgrundverordnung sieht nämlich vor, dass personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln sind und nur von befugten Personen verarbeitet und genutzt werden dürfen. Wie genau eine solche Belehrung aussehen kann, soll das folgende Muster veranschaulichen.
Inhalt einer Geheimhaltungsvereinbarung für Mitarbeiter: Kostenloses Muster
Das folgende Muster einer Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeiter erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Wirksamkeit. Es soll lediglich als Beispiel und zur Veranschaulichung der potenziellen Inhalte dienen. Wenden Sie sich an einen Anwalt oder Datenschutzbeauftragten, um eine auf den Einzelfall angepasste Vertraulichkeitserklärung für Ihre Mitarbeiter erstellen zu lassen.
Verpflichtung zur Vertraulichkeit (Muster)
Alle Informationen, die sich auf eine benannte oder identifizierbare natürliche Person beziehen oder beziehen lassen, sind personenbezogene bzw. personenbeziehbare Daten. Als solche unterliegen Sie dem Datenschutz. Nach Artikel 5 Abs. 1f DSGVO müssen diese Informationen “in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“)”.
Hiermit verpflichte ich, [Vorname, Name des Mitarbeiters], mich, personenbezogene Daten nicht unbefugt zu erheben, zu nutzen, weiterzugeben oder zu verarbeiten. Ich werde sie vertraulich behandeln und eine Verarbeitung nur nach vorheriger Weisung des Arbeitgebers durchführen.
Folgen einer Zuwiderhandlung gegen die Verschwiegenheitserklärung durch den Mitarbeiter
Mir ist bekannt dass,
- Verstöße gegen das Gebot der Vertraulichkeit nach europäischem Datenschutzrecht mit einer Geldbuße von bis zu 20 Mio. € belegt oder gar mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet werden kann (vgl. Art. 83 DSGVO, §§ 42, 43 BDSG).
- eine Verletzung dieser Vertraulichkeitsverpflichtung auch einer Verletzung meiner arbeitsvertraglichen Pflichten (insbesondere Geheimhaltung) darstellen kann. Ein Verstoß kann mithin auch arbeitsrechtliche Folgen für mich haben (u. a. Abmahnung, fristgerechte oder fristlose Kündigung, Schadensersatzpflichten).
- dem Betroffenen durch eine mögliche Zuwiderhandlung durch mich schadensersatzpflichtig gestellt sein können, für ich ggf. auch mit meinem Privatvermögen haften muss.
Im Tarifvertrag und/oder Arbeitsvertrag neben dieser Verschwiegenheitserklärung vereinbarte Geheimhaltungspflichten, insbesondere bezogen auf betriebliche Geheimnisse, bestehen neben dieser Vertraulichkeitsverpflichtung fort.
Auch nach Beendigung meiner Tätigkeit besteht diese Vertraulichkeitsverpflichtung fort.
Hiermit verpflichte ich mich zur Einhaltung der vorgenannten Regeln zur Vertraulichkeit.
[Datum, Unterschrift des Arbeitnehmers]
Muster für Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeiter hier herunterladen
Hier können Sie unser für eine Verschwiegenheitserkloärung erstelltes Muster downloaden. Ihren Mitarbeitern ungeprüft vorlegen sollten Sie dieses jedoch nicht, sondern es den Anforderungen im Einzelfall entsprechend modifizieren:
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